Umgangsformen: Internet

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Vom Umgang der Geschlechter

Auch im Umgang mit elektronischen Kommunikationsmitteln sind die Regeln der Höflichkeit zu befolgen.

Internet

Die grundlegenden Umgangsformen im Internet sind in der sogenannten Netiquette festgehalten. Die Grundidee ist: Vergessen Sie niemals, dass auf der anderen Seite der Maschine ein Mensch sitzt.

In Wikis wie diesem hat sich eine angepasste Form dieses Verhaltenskodex herausgebildet: Die Wikiquette. Sie stimmt in weiten Teilen mit der Netiquette überein, trägt jedoch dem besonderen Umstand Rechnung, dass in Wikis sachbezogene Kontroversen vorherrschen.

E-Mail

Behandeln Sie E-Mails grundsätzlich wie herkömmliche Briefe. Beachten Sie insbesondere folgende Punkte:

Empfänger

Beim E-Mail-Versand an mehrere Empfänger, die sich untereinander nicht kennen, werden die Adressen ins BCC-Feld eingetragen. Dadurch verhindert man die unerwünschte Weitergabe der E-Mail-Adressen, was zu Spam- oder sogar Virenverbreitung führen könnte. Da manche Mailserver E-Mails ohne Eintrag im An/To-Feld abweisen, trägt man dort seine eigene E-Mail-Adresse ein.

Betreff

E-Mails sollten mit einer aussagekräftigen Betreffzeile versehen werden. Dies ermöglicht dem Empfänger die Beurteilung, ob es sich um unerwünschte Post handelt, und erleichtert ihm das spätere Suchen und Einordnen älterer E-Mails. In der Betreffzeile kann der Inhalt der E-Mail in ein paar wenige aussagekräftige Stichworte zusammengefasst werden, Bsp.: "Unsere Buchungsanfrage Mallorca" oder "Anmeldedaten für System 0815".

Beachten Sie, dass bei Verwenden der Antwort-Funktion die Betreffzeile meist automatisch angepasst wird. Bei einem längeren Briefwechsel kommen so leicht Texte wie „Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Ihre Kontaktaufnahme“ zustande, die nicht nur unleserlich sind, sondern meist längst nichts mehr über den Inhalt der E-Mails aussagen. Geben Sie bei längeren Briefwechseln besser einen neuen Betreff an.

Format

Beachten Sie, dass bereits Ihre E-Mail-Adresse (ähnlich dem Umschlag eines Briefes) die erste Einschätzung des Empfängers beeinflusst. Spaßige, anzügliche oder brutal anmutende E-Mail-Adressen werden von Ihren Kontaktpartnern durchaus gesehen und bewertet. Zu geschäftlichen, beruflichen oder gesellschaftlichen Zwecken sollten daher "neutrale" E-Mail-Adressen verwendet werden.

Schreiben Sie E-Mails im Reintext-Format. Das Format HTML ist unvorteilhaft, weil es dazu verleitet, zwei Worte Text mit siebzehn speicherintensiven Grafiken zu versehen, und weil es schädlichen Code enthalten kann.

Eine E-Mail sollte je nach Konvention nicht mehr als 65 oder 72 Zeichen pro Zeile enthalten. Um den Text leserlich zu halten empfiehlt es sich, nach jedem abgeschlossenen Gedanken einen Absatz mit einer Leerzeile zu machen. Eine Signatur, die mit zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen gekennzeichnet sein sollte, darf laut Netiquette maximal vier Zeilen lang sein.

Inhalt

Eine E-Mail gliedert sich wie ein Brief in die Teile Anrede, Inhalt und Gruß.

Es erweist sich in E-Mails auch generell als hilfreich, nicht sofort loszuschreiben, sondern eine Anrede zu benutzen. Im Gegensatz zur in Briefen verwendeten Klausel: „Sehr geehrte Frau...“ bzw. „Sehr geehrter Herr...“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ reicht hier im allgemeinen auch ein „Hallo, Frau...“ oder „Hallo, Herr...“ für eine höfliche Ansprache.

Denken Sie daran: der Ton macht die Musik. Es wird zwar in einigen Bereichen als "hip" betrachtet, die Anrede bei E-Mails gänzlich wegzulassen, aber insbesondere wenn Sie Rundmails an viele Personen schreiben, wird es gerade in den älteren Generationen Personen geben, die dies als extrem unhöflich ansehen. Es ist also besser, Sie gewöhnen sich gleich daran, auch in geschäftlichen E-Mails grundsätzlich mit einer Anrede zu starten.

Zur Typografie gelten dieselben Richtlinien wie allgemein im Internet: GROSSBUCHSTABEN gelten als Schreien, Smileys ;-) dienen dazu, Gefühle auszudrücken. Ausschließlich Kleinbuchstaben zu verwenden macht die E-Mail schwerer lesbar.

Abkürzungen machen die Mail zwar schneller geschrieben, aber man sollte diese nur benutzen, wenn man sich sicher ist, dass der Empfänger diese Abkürzungen kennt. Problemlos verwenden können Sie Duden-übliche Abkürzungen (etwa "z.B." oder "usw."), computer- oder internetspezifische Abkürzungen wie "imho" (= in my humble opinion, gemäß meiner bescheidenen Meinung oder asap = as soon as possible, so bald wie möglich) sollten Sie aber nur z.B. in einer Computerfirma oder Computerabteilung benutzen.

Anhänge

Verschicken Sie auf keinen Fall unaufgefordert größere Anhänge. Das Herunterladen eines Anhangs kann je nach Internetverbindung lange dauern, mit einem schlechten Modem beispielsweise bis zu 5 Minuten pro Megabyte. Sie quälen damit möglicherweise den Empfänger, der je nach System Anhänge im Voraus nicht angezeigt bekommt und das laufende Herunterladen nicht mehr abbrechen kann. Anhänge wie Visitenkarten bis zu einer Größe von 200 Kilobytes können Sie bedenkenlos senden, alles darüber sollten Sie nur mit Zustimmung des Empfängers abschicken.

Weisen Sie im E-Mail-Text stets auf alle Anhänge hin! Einige Computerviren können Anhänge an ausgehende E-Mails anheften, ohne dass dies vom Absender bemerkt wird. Der Hinweis versichert dem Empfänger, dass der Anhang tatsächlich von Ihnen stammt und gewollt ist.

Geschäftliche E-Mails

E-Mails werden vom Gesetzgeber als Geschäftsbrief betrachtet und unterliegen damit den selben Bestimmungen wie alle geschäftliche schriftliche Korrespondenz. Beachten Sie insbesondere, dass der Schlussbereich der E-Mail gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten muss, deren Weglassen zu rechtlichen Konsequenzen gegen Ihr Unternehmen führen könnte. Näheres dazu finden Sie im Kapitel Geschäftsbriefe.

Beachten Sie, dass E-Mail eine schriftlich dokumentierte Form der Kommunikation ist, die über lange Zeit hinweg archiviert wird. Machen Sie Falschangaben oder geben Sie Beleidigungen von sich, kann eine E-Mail vor Gericht als schriftliches Beweisstück gegen Sie verwendet werden.

Beachten Sie, dass E-Mails, die Sie aus Ihrem Unternehmen verschicken, in der Regel vom Systemadministrator und im Verdachtsfall auch von Ihrem Vorgesetzten gelesen werden können. Das Briefgeheimnis gilt hier nicht.

Abwesenheitsschaltung

Es gehört zunehmend auch zum guten Ton, eine Abwesenheitsmitteilung zu schalten, wenn man E-Mails über längere Zeit nicht liest, z.B. weil man krank ist oder im Urlaub. Hierbei kann man auch darauf hinweisen, durch wen man vertreten wird - Vertretungsregelungen sind allerdings heutzutage leider für viele schlechte Unternehmen ein rotes Tuch, im Umkehrschluss sagt eine existierende Vertretungsregelung auch etwas über die Güte des Unternehmens aus - oder wann man wieder aus dem Urlaub zurück sein wird. Techniker warnen allerdings vor der Aktivierung von Abwesenheitsnachrichten, weil eine automatisierte Antwort die beste Prüfung für Spam-Versender ist, dass hinter der Adresse tatsächlich eine Person sitzt. Wenn also eine erwartete Antwort ausbleibt, sollte man anrufen, denn telefonisch bekommt man über Abwesenheiten oder Vertretungen genauso eine Auskunft.

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