Umgangsformen: Geschäftsbriefe

Umgangsformen

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Arbeiten Sie für ein größeres Unternehmen, wird man Ihnen für gewöhnlich eine Vorlage für Geschäftsbriefe für Ihr Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung stellen. Dieses stellt nicht nur ein einheitliches Aussehen der gesamten Firmenkorrespondenz sicher, sondern enthält auch alle notwendigen, gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Gibt es keine solche Vorlage oder handelt es sich um Ihr eigenes Unternehmen, sollten Sie sich unbedingt eine solche Vorlage erstellen. Beachten Sie besonders den letzten Punkt in der unten folgenden Aufzählung, die Angaben zur Gesellschaft.

Ein klassischer Geschäftsbrief hat den folgenden Aufbau:

Adressen

Geben Sie die Adressen beider Geschäftspartner im Kopf des Briefes an, die Adresse des Adressaten auf der linken Seite, die des Absenders auf der rechten Seite. Ergänzen Sie, wo möglich, weitere Kontaktmöglichkeiten wie Telefon, Fax und E-Mail.

Auf dem Anschreiben bzw. dem Briefumschlag wird, wollen Sie etwas an Herrn Mustermann in der Muster-GmbH senden, folgender Unterschied gemacht:

1. Die Anschrift

Herrn

Willibald Mustermann

Muster-GmbH

Allee der Mustronauten

20111 Hamburg

ist persönlich an Herrn Mustermann gerichet.

2. Die Anschrift

Muster-GmbH

Herrn Willibald Mustermann

Allee der Mustronauten

20111 Hamburg

richtet sich zwar zuerst an Herrn Willibald Mustermann, aber auch an jemanden in seiner Abteilung, falls Herr Mustermann gerade mal nicht da ist.

Die Abkürzung o.V.i.A. bedeutet "oder (an dessen) Vertreter im Amt"

Ort und Datum

Der Ort, an dem Sie diesen Brief schreiben, wird nach der neuen DIN 5008 nicht mehr genannt. Das aktuelle Datum gehört an den rechten Rand in die Zeile des Absendernamen, entweder in der Form "2007-04-12" oder "12. April 2007".

Betreff

Unter dem Datum folgt links der Betreff, der kurz darstellt, worum es im Schreiben geht. Hierher gehören auch Belegnummern, Rechnungsnummern, Kundennummern, Bestellnummern, Aktenzeichen und ähnliche Angaben. Der Betreff sollte möglichst kurz sein, ein- oder zweizeilig, und darf gerne fett gedruckt sein.

Anrede

Es folgt die Anrede, in der Regel „Sehr geehrte Frau ...,“, „Sehr geehrter Herr ...,“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren,“ Das Komma am Ende der Anrede gehört stets dazu.

Text

Sodann folgt der eigentliche Brieftext. Schildern Sie Ihr Anliegen sachlich und in klaren und kurzen Worten.

Gruß

Unter dem Brieftext folgt die Grußformel, in der Regel „Mit freundlichen Grüßen“. In der Zeile darunter folgt der Name des Absenders (also Ihrer), falls Sie eine besondere Verbundenheit mit dem Adressaten ausdrücken möchten, können Sie auch die Formel „Ihr ...“ verwenden. Geben Sie, falls nötig, direkt unter Ihrem Namen Ihre Funktion oder Stellung in Ihrem Unternehmen an. Möchten Sie den Brief von Hand unterschreiben, so lassen Sie zwischen der Grußformel und Ihrem Namen drei bis vier Zeilen frei und unterschreiben Sie in diesem Freiraum. Dieser gesamte Absatz darf auch nach rechts eingerückt werden.

Anlagen

Liegen dem Schreiben Anlagen bei, fügen Sie unter der Grußformel einen Hinweis darauf ein: „Eine Anlage“, „Zwei Anlagen“, ... oder einfach „Anlagen“. Bitte beachten Sie, 3 Zeilen nach dem Namen freizulassen. Der Vermerk „Anlagen“ kann auch gern Fettgedruckt werden.

Angaben zur Gesellschaft

Im Fußteil des Briefes muss angegeben sein: Der Firmeninhaber, der Geschäftsführer, die Gesellschaftsform (z. B. GmbH), die Handelsregisterbuch-Nummer des Unternehmens, sowie bei Bedarf Bankverbindung und steuerliche Verbindungen wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben; bei Nichtbeachtung können rechtliche Folgen für Ihr Unternehmen drohen!

Schreiben Sie den Brief für einen Verein, so geben Sie statt dem Firmeninhaber die vollwertig vertretungsberechtigen Vorstandsmitglieder an; in der Regel sind dies der erste und zweite Vorsitzende. Geben Sie auch andere Vorstandsmitglieder an, deren Funktion mit dem Inhalt des Briefs zusammenhängt, etwa den Kassenwart bei einer Mahnung. Geben Sie auch eine Kontaktmöglichkeit zu diesen Personen an, am besten Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

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