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Wikis in Organisationen

Ein Wiki ist eine Sammlung von digitalen Dokumenten die von Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch online direkt im Webbrowser geändert werden können, um Erfahrung und Wissen gemeinschaftlich zu sammeln, verbessern und auch zu teilen. Organisationen besitzen Wissen in Form von Prozesswissen und spezifischen Projekt- oder Kundeninformationen; sie kommunizieren dieses Wissen und wenden es im organisatorischen Alltag an. Austausch, Anpassung und Festschreibung dieses Wissens ist für Firmen, Interessenverbände, Vereine oder Gruppen der zentrale organisatorische Vorgang.

Dieses Buch steht im Regal Wirtschaftswissenschaft.

Das Wissen der meisten Organisationen ist in Handbüchern, Aushängen, Powerpoints, Dienstanweisungen, Excel- oder Worddokumenten festgeschrieben und existiert, als informelles Wissen in den Köpfen. Kommuniziert werden diese Inhalte durch E-Mailverteiler, Chats, Aushänge und vor allem durch persönliche Kommunikation. Das führt oft dazu, dass Mitglieder Wissen ständig suchen, weiterleiten oder anfragen müssen. Mögliche Verbesserungen von vorhandenen Dokumenten müssen vorgeschlagen und vom ursprünglichen Ersteller eingearbeitet werden, was leider oft im dringenden Aufgabenberg untergeht.

Wikis als Software und das Wiki-Prinzip an sich dienen nicht der direkten Kommunikation zwischen Mitarbeitern oder Mitgliedern, sondern versuchen diese Kommunikationsinhalte kollaborativ zu sammeln und zu verbessern, um dann im Tagesgeschäft darauf Bezug zu nehmen.

Ein Wiki in einer Organisation soll eine Wissensbasis schaffen, die jedes Mitglied, auch aktiv, mit einschließt. Mit einem Wiki lässt sich sowohl Wissen erfassen, als auch spezifische Informationen und Verfahrensbeschreibungen gemeinsam erstellen und verbessern. Auf diese Weise ist ein Wiki geeignet, stark umfassende Prozesse zu unterstützen. Welche Inhalte konkret in einem Wiki gesammelt werden, muss jede Organisation für sich selbst entscheiden.

Nutzen

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Folgt man dem gesellschaftlichen Konsens, ist Wissen das Kapital der Zukunft. Kein Unternehmensleitbild, das ohne diese Formel auskommt. Und in der Tat sind in unserer modernen Wissensgesellschaft der Zugang zu gut ausgebildeten Mitarbeitern, produktiven Verfahren und Patenten das wichtigste Kapital von Unternehmen und Organisationen. Tun Firmen alles, um die besten Absolventen einzustellen und Verfahren und Patente zu sichern oder zu astronomischen Preisen zu kaufen, wird das interne und täglich genutzte Wissen oft nur in unzulänglicher Kommunikation weitergegeben. Der Blackberry gebeugte Manager lässt grüßen!

Dabei gibt es zahlreiche Lösungsansätze: klassisches Wissensmanagement, Verfahrensdokumentationen im prozessorientierten Qualitätsmanagement (wie die ISO 9000) oder die Nutzung von Social Media wie Chats, Kommentare oder interne "Facebooks". Wikis sind kein zusätzlicher Ansatz, sondern bieten eine Kultur, eine Software und vor allem eine handfeste Lösung, um Wissensmanagement, aber auch Prozess- und Projektverwaltung, so schnell und leicht wie Social Media zu betreiben.

Wikis werden nicht zum Selbstzweck eingeführt, sondern weil eine effiziente Informationsverwaltung erwartet wird. Ein produktives Wiki, das möglichst viele relevante, gut strukturierte Inhalte, bereit hält, muss erst einmal geschrieben werden. Und das setzt zeitliche und damit finanzielle Ressourcen voraus. Neben der Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen, Inhalte in das Wiki einzupflegen, kommt der Aufwand hinzu den ein aktives Gardening (Betreuung von Inhalt und Nutzern) erfordert.

Diesem Aufwand steht in einem funktionierenden Wiki ein produktiver Nutzen gegenüber:

  • Aktuelle, bekannte Inhalte werden zielgerichtet gefunden und Wissen muss nicht immer wieder von primären Wissensträgern erfragt werden. Der zeitliche Aufwand der anfällt, um in unsortierten E-Mails Informationen zu finden, liegt bei bis zu 20 Prozent[1]. Würden Nutzer Wissen nicht nur durch E-Mails, verstreute Einzeldokumente oder mündliche Überlieferung sammeln müssen, sondern durch Wikis auf strukturierte, dokumentiertes und durch sozialen Medien kommuniziertes Wissen zugreifen können, wären Produktionssteigerungen von bis zu 25 Prozent möglich.[2]
  • Durch die universalen Dokumentationsmöglichkeiten und die semantische Struktur, vor allem durch Links, wird dem Nutzer zusätzliche Information im Kontext angeboten. Wikis ermöglichen gleichzeitig verschiedene Wissensgebiete (beispielsweise Prozess- und Projektwissen) in der selben Anwendung zu sammeln. So kann sich der Nutzer, je nach bereits vorhandenem Wissen, zielgerichtet und auch tiefgreifend informieren.
  • Wikis können schnell und ohne Probleme verändert werden. Dies bedeutet nicht zwingenden einen Qualitätsverlust, denn der Inhalt wird durch effektive Kontrollmechanismen sogar besser.
  • eventuelle Fehler, Fehlannahmen und Missverständnisse werden zwar erst einmal schriftlich festgehalten, sind dadurch aber leichter zu finden und zu beheben.
  • Durch Transparenz der Geschäftsprozesse steigert sich die Akzeptanz und das Verständnis für betriebliche Vorschriften. Mitarbeiter die beispielsweise den Hintergrund einer Reisekostenabrechnung im einzelnen Detail einsehen und damit verstehen können, werden weniger Fehler machen und Angaben auslassen.
  • Durch die benutzerfreundliche Arbeitsweise eines Wiki fällt der Übergang von impliziten in explizites, organisatorisch nutzbarem, Wissen leichter.

Eigenschaften

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Wikis unterscheiden sich gegenüber anderen Dokumentations- und Kollaborationssystemen durch inhaltliche Universalität und einfache Kollaboration.

Universalität

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Wikis können zwar nur für bestimmte Zwecke geplant werden, es ist aber ein Vorteil, in Wikis sich nicht auf spezielle Anwendungen beschränken zu müssen. Wikis erlauben eine Basis für verschiedenste Formen von Information und Wissen, ohne hinderliche strukturelle Grenzen.

Primär verwalten Wikis freien Text, erst in dessen Kontext auch strukturierte Daten. So kann jede Art von Information abstrakt erfasst werden. Texte sind, im Vergleich zu strukturierten Datenverwaltung, wie Excellisten oder Datenbanken, die flexibelste Möglichkeit, jede Art von Informationsstruktur zu beschreiben. Die Vorteile dieser flexiblen Struktur können aber auch zu unstrukturiertem Inhalt führen, denn es ist keine Ordnung vom technischen System vorgegeben. Eine Ordnung muss als Konvention definiert und gepflegt werden.

Zwar ist es wichtig, bei der Einführung erste Anwendungen zu definieren, nichts spricht jedoch dagegen das Wiki auch für andere Anwendungen zu öffnen.

Kontext

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Es ist sinnvoll, in einem Wiki unterschiedliche Informationen zu verwalten. Da auf diese Weise Projekte beispielsweise auf ihre dazugehörigen Prozesse verweisen können, können umgekehrt Prozesse auf angewandte Projekte hinweisen. Der Nutzer bekommt zusätzliche Information aus dem Kontext der ursprünglich gesuchten Information.

Die Wissensrepräsentation, die formale Abbildung des zu vermittelnden Wissens, der Wikiartikel ist nicht grundsätzlich hierarchisch in einer pyramidalen Struktur eingebettet, sondern in ein semantisches Netz. Jede Information ist so in ihrem Kontext eingebettet. Das ist die größte Stärke von Wikis. Wikis bieten dem Nutzer prozess-, projekt- oder abteilungsübergreifenden Wissenszugang. Vor allem durch Links gelangen Nutzer oft zu Artikeln, und damit zu Wissen, das zunächst nicht gesucht wurde. Man kennt den Effekt aus Wikipedia: Man sucht nur die Einwohnerzahl einer Stadt und landet über deren Geschichte, einem Klick bei einem historischen Ereignis, und man kommt über ein Herrscherhaus zu einer Kunstrichtung. Diese Serendipität führt bei Wikipedia lediglich zu einem interessanten Wissensgewinn. In einem Organisationswiki hilft sie dem Nutzer, sich mehr relevantes und benötigtes Wissen anzueignen, oder noch besser die Fähigkeit zum richtigen Zeitpunkt zu wissen wo dieses Wissen im Wiki zu finden ist.

Einfache Zusammenarbeit

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Es gibt zahlreiche andere kollaborativen Systeme: Schwarze Bretter oder white boards , die leider örtlich begrenzt sind und über Notizen nicht hinausgehen. Netzwerklaufwerke, die zwar Änderungen zulassen, diese aber nicht nachvollziehbar darstellen. Social-Media-Plattformen wie Blogs, Microblogs, Foren ermöglichen eine schnelle und einfache Interaktion, erlauben jedoch nur eine Kommentierung und keine Veränderung von bestehenden Inhalten.

Dabei ist es vor allem die technologische Einfachheit[3] die es Nutzern berechtigt, Verbesserungen und Ergänzungen hinzuzufügen. Diese Neuerungen oder Verbesserungen in Wikis müssen weder angefragt noch erlaubt werden. Jedes Wiki gestattet es Inhalte, sprichwörtlich auf Knopfdruck, zu ändern, erlaubt aber trotzdem eine Kontrolle oder Freigabe der Nutzerbeiträge.

Der prinzipiell offene (Schreib)-Zugang macht eine schnelle, unbürokratische Arbeitsweise möglich. Durch Kontrollstrukturen werden etwaige Fehler rasch und einfach ausgebessert, jeder Zustand ist wiederherstellbar und jede Änderung nachvollziehbar. Teams können an gemeinsame Inhalten auch gemeinsam Arbeiten; dennoch bleibt jeder Zustand und die Urheberschaft, falls erwünscht, eines jeden Buchstaben erhalten und jeder Arbeitsschritt kann auch rückgängig gemacht werden.


Fokus und Abgrenzung des Buches

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Das Buch "Wikis in Organisationen" soll sich mit Wikis als funktionierendes Instrument für Wissensmanagement in Organisationen auseinandersetzen.

Dieses Buch soll nicht, wie andere Bücher über Wikis, die unterschiedliche Software beschreiben; oder eine Anleitung zum Schreiben und technischen Bedienen von Wikis sein. Ebenfalls wird nicht die Soziologie von Wikis erklärt. Diese ist zwar ein wichtiges Merkmal der Wikikultur, es soll aber nicht die bestehende soziale Ordnung einer Organisation in eine "Wikicommunity" umgewandelt, sondern die Struktur des Wikis auf diese angepasst werden.

Inhalt

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  Dieses Buch hat eine Druckversion.
  Die Kapitel dieses Buches sind in einer Sammlung zusammengefasst. (Erklärung)
  1. Anwendung (26.921 byte) die konkrete Anwendung vom direkten Wissensmanagement als Basis für ein Qualitätsmanagementhandbuch oder Projektdokumentation.
    1. Abgrenzung (19.286 byte) behandelt die Unterschiede zu anderen Werkzeugen, wie Officeprogrammen, Projektsofteware, CMS, ERP oder CRM.
  2. Kultur (39.325 byte) über organisatorische Hierarchien, Gruppen und sozialem Umgang mit Wissen in einem Wiki.
    1. Ordnung (16.685 byte) beschäftigt sich mit der Ordnung innerhalb des Wikis und im Kontext einzelner Wissensteilen zueinander.
    2. Kontrolle (11.720 byte) beschreibt den Qualitätssicherungsprozess in einem so offenen System.
  3. Einführung (23.182 byte) beschreibt wie man ein Wiki als Projekt einführt.
    1. Anforderungen (40.418 byte)
    2. Sicherheit (3.572 byte) offen ist schön, aber jede Offenheit braucht Grenzen
    3. Software (21.349 byte) soll einen Überblick über vorhandene Software und jeweiligen speziellen Möglichkeiten bieten.
    4. Betreuung (9.612 byte) Wikis sind einfach zu bedienen, aber vor allem die Ordnung und Kultur muss vermittelt werden.
  4. Referenzen (8.724 byte) zeigt eine Auswahl eingesetzter Wikis in unterschiedlichen Organisationen.


Quellen

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  1. ↑ "The average interaction worker spends an estimated 28 percent of the workweek managing E-Mail and nearly 20 percent looking for internal information or tracking down colleagues who can help with specific task" McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
  2. ↑ "MGI’s estimates suggest that by fully implementing social technologies, companies have an opportunity to raise the productivity of interaction workers—high-skill knowledge workers, including managers and professionals—by 20 to 25 percent." McKinsey Global Institute - The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
  3. ↑ Wikis: Kooperation 2.0 4/20 (Mayer, Blaschke)

Literatur

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  • Anja Ebersbach, Markus Glaser, Richard Heigl, Alexander Warta: Wiki - Kooperation im Web. Springer, 2. Auflage 2008 ISBN 978-3540351108
  • Martin Seibert, Sebastian Preuss und Matthias Rauer: Enterprise Wikis: Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen ISBN 978-3-8349-2827-6
  • Christoph Lange: Wiki - Planen, Einrichten, Verwalten ISBN 3-936546-28-2
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Kurzlink auf diese Seite is.gd/wikiorg


Buchprojekt

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Zielgruppe sind Führungskräfte in Fachbereichen oder der IT, Vereinsvorstände, Forenbetreiber, Referatsleiter, Interessierte etc.

Ansprechperson ist Klaus Mueller, Co-Autoren sind Martin Bregulla und Robert Radke.


Inhalte zur Disposition:

    1. Wikis in Organisationen: Nachwort (1.827 byte) zeigt die Möglichkeiten
    2. Wikis in Organisationen: Begriffe (2.131 byte)


 

Dieses Buch wird durch intensive Zusammenarbeit sicher schnell besser. Der Hauptautor freut sich über jeden, der mitmacht. Kaputtmachen kannst du nicht viel – also sei mutig. Wenn etwas nicht passt, rührt sich der Hauptautor bestimmt. Danke.

 

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Anwendung und Abgrenzung

Kultur: Ordnung und Kontrolle

Einführung: Anforderungen, Sicherheit, Software, Betreuung

Referenzen

 
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