Wikis in Organisationen: Anwendung

Welche Felder des organisatorischen Wissens soll man in einem Wiki aufnehmen? Prinzipiell kann man ein Wiki für alle Aufgaben einsetzen, wenn Informationen gesammelt, ausgetauscht und verändert werden müssen. Besonders gut sind Wikis an strategischen, nichtoperativen Stellen. Allerdings sind Wikis nicht die einzigen Mittel zur Kommunikation und Informationssammlung. Manche Aufgaben werden mithilfe anderer Medien besser erfüllt.

Wofür ein Wiki verwendet wird, muss zwar auf-, aber nicht festgeschrieben sein. Ein Wiki kann mit projektspezifischen Informationen beginnen, aus der sich allgemeine Prozessbeschreibungen entwickeln können, oder es kommen administrative Informationen (beispielsweise Protokolle, Laufzettel, Speisepläne) hinzu.

Im Gegensatz zu vorstrukturierten Datenbanken und Softwarelösungen, die, wie ein Lottoschein, genau einen Zweck erfüllen. Vorstruktuierte Datenbanken erfüllen genau einen Zweck: Geschäftssoftware, Adressoftware, Buchhaltung. Im Gegenzug dazu ist ein Wiki wie ein Flipchart oder ein großer Notizblock, auf dem in manchen Fällen detailreiche Gemälde entstehen, in anderen Fällen aber nur skizziert wird. Alles lässt sich darstellen und muss softwareseitig nicht geplant oder vorstrukturiet werden.

Administration

Support - und Managementprozess flankieren den Kernprozess

Jede Organisation benötigt zum reibungslosen Betrieb interne Absprachen und Festlegungen, die entsprechend kommuniziert und hinterlegt. Diese Dokumentationen müssen im betrieblichen Alltag aktuell gehalten und an die entsprechenden Nutzer verteilt werden. Wikis sind eine einfach aber dennoch sichere Möglichkeit, administrative Vorgänge zu dokumentieren, zu ändern und zu verteilen.

Stellenbeschreibungen, Geschäftspläne und andere Richtlinien sind umfangreich, aber wichtig für den täglichen Betrieb. Änderungen müssen klar kommuniziert werden. Mit einem Wiki haben alle Nutzer Zugriff auf aktuelle Absprachen. Veränderungen können restriktiv kontrolliert werden.

Supportprozesse

Neben der klassischen Kernprozessdefinition oder dem spezifischen Projektwissen gibt es zahlreiche Informationen, die man im alltäglichen organisatorischen Betrieb wissen, aber oft suchen muss. Die Beschreibung von Supportprozessen sind oft trivial, aber oft nicht für alle zugänglich, veraltet oder missverständlich interpretiert. Solche Informationscluster eignen sich besonders gut für eine erste Anwendung bei der Wikieinführung, da sich schnell ein für die Nutzer sichtbarer Mehrwert einstellt.

Agenden und Protokolle für Besprechungen und Sitzungen

Um Teilnehmer einer Besprechung auf die Themen vor- und nachzubereiten, werden Agenden und Protokolle erstellt. Oft ändert sich aber Themenauswahl oder Prioritäten, da andere Fragestellungen aufkommen oder sich Schwerpunkte verschieben. In einem Wiki lassen sich diese Themen sammeln und gemeinsam priorisieren. Alle Teilnehmer haben Einblick auf die aktuelle Agenda und können diese anpassen. Die Verantwortlichen können die Änderungen einsehen, freigeben oder zurücknehmen. Nachrangige Themen, die erst auf späteren Sitzungen behandelt werden sollen, können einfach gesammelt werden.

Einarbeitung

Es dauert häufig sehr lang, bis neue Mitarbeiter produktiv arbeiten, auch deshalb so lang, weil diese erst interne Prozesse und Verfahren, aber auch Traditionen und Gewohnheiten lernen müssen. Ein Wikiseite als Einstieg für alle Neulinge hilft, die ersten dieser vielen Fragen zu beantworten.

Neue Mitarbeiter haben einen unverstellten Blick auf die Organisation, ohne Betriebsblindheit. Sie sollen das Wiki nicht nur nutzen, um Inhalte zu lesen, sondern sich vom ersten Tag aktiv beteiligen. Wenn unverständliche oder unvollständige interne Inhalte nicht verstanden werden, dann durch erfahrene Nutzer erklärt werden, kann das Wiki gleich mit verbessert werden. Außerdem kann "frischer Wind" tradiertes Wissen hinterfragen.

Weiter kann man festlegen, was ein neuer Mitarbeiter erledigen muss, ein Laufzettel, aktualisiert und verbessert im Wiki, hilft neuen Mitarbeitern Aufgaben wie NDAs unterschreiben, Zugangskarten, System Konten anlegen, Kantinekarte kaufen, strukturiert abzuarbeiten, ohne einzeln nachfragen zu müssen. Im Falle des Ausscheidens kann ein Wiki ebenfalls alles nötigen Todos für Mitarbeiter und Firma zusammenfassen.

Ein anschauliches Beispiel dafür ist das öffentlich einsehbare Onboarding der Firma GitLab.

Vorschläge und Ideen

Eine Wikiseite, auf der Mitarbeiter Ideen einbringen können, als einfache Form des betrieblichen Vorschlagswesen, erfordert wenig Aufwand, aber neue Ideen erreichen andere Kollegen und fördern deren Weiterentwicklung.

Interne und externe Handbücher

Software oder Maschinen benötigen Betriebsanleitungen. In einem Wiki können Handlungsanweisungen schnell und einfach gesammelt, kontinuierlich an Weiterentwicklungen angepasst und so auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Festschreiben der Corporate Identity

Die Angaben über standardisierte Hausschriftarten, Logodateien, Firmenfarben in RGB, CMYK und Pantone werden auch in viele Abteilungen gebraucht.

Inventaraufstellung

Kleine Büros oder Geschäfte haben meist kein System zur Verwaltung von Inventar. Um einen Überblick über Computer, Bürogeräte oder Möbel zu erhalten, genügt eine Liste im Wiki. Dort kann dann weiterführende Information, wie Gebrauchsanleitung, Lieferanten oder Garantiebedingungen, verlinkt werden.

Pressespiegel

Jede Organisation sammelt gerne externe Veröffentlichung und Presseberichte. In einer Wikiseite lassen sich Links auf Onlinepublikationen, Scans oder Erwähnungen einfach sammeln.

Sicherheitsregeln

IT-Sicherheitsregeln, wie Passwortqualität und Nutzungserlaubnis, Diebstahlschutzregeln oder Fluchtpläne für Gebäude - Wikis sind ein guter Ort, Regeln aus unterschiedlichen Bereichen zusammentragen. Nutzer können all diese Informationen immer aktuell und vor allem einfach einsehen.

Social Media Guidelines

Verhaltensregeln, wie sich Mitarbeiter in Social Networks verhalten sollen.

FAQ

Ein Wiki kann Antworten auf Häufig gestellte Fragen (FAQ) geben. Und wikiintern auf weiterführende Artikel verlinken.

einfache Adressverzeichnisse

Falls keine Standardadressverwaltung (zum Beispiel Outlook) vorhanden ist, können häufig genutzte Adressen und Kontaktdaten auch in einem Wiki hinterlegt werden.

Aktueller Speiseplan

Im klassischen Intranet ist eine der häufigsten Fragen: Was gibt es heute in der Kantine?

Diese Aufstellung ist ein Leitfaden dafür, was in einem Wiki an administrativen Prozessen zusammengetragen werden kann. Welche Inhalte tatsächlich aufgenommen werden, muss jede Organisation selbst entscheiden. Es gibt unendlich viele Möglichkeiten ein Wiki zu gestalten.

Managementprozess

Der Managementprozess umfasst die Steuerung von Kernprozessen in Organisationen, mit dem Fokus auf die Strukturierung der organisatorischen Rollen und deren Aufgaben. Prozesse sollten transparent dokumentiert und für alle Nutzer zugänglich sein. Mit einem Wiki kann auch das Management direkten und bindenden Einfluss auf Prozesse nehmen. Dennoch können diese Dokumentationen von Mitarbeitern selbst weiterentwickelt werden und diese Veränderung "von unten" durch das Management kontrolliert werden. Auch Zielsetzung, Planung und Kontrolle kann in einem Wiki einfach und schnell erfolgen.

Vor allem in der gemeinsamen Arbeit über Hierarchien hinweg ist eine Wikikultur unabdingbar. Es Chef muss es proaktiv erlauben das Mitarbeiter seine Vorgaben verbessern und ergänzen. Mitarbeiter müssen wissen das ihre Beiträge erlaubt, ja sogar gewünscht sind. Wikis können helfen die oft entstandene Parallelwelten zwischen oben und unten zu vereinen.

Qualitätsmanagement

ISO 9001: „Die Organisation muss das Wissen bestimmen, das benötigt wird, um ihre Prozesse durchzuführen […] Dieses Wissen muss aufrechterhalten und in erforderlichem Umfang zur Verfügung gestellt werden. Beim Umgang mit sich ändernden Erfordernissen und Entwicklungstendenzen muss die Organisation […] bestimmen, auf welche Weise jegliches notwendige Zusatzwissen und erforderliche Aktualisierungen erlangt oder darauf zugegriffen werden kann.“

Quelle: ISO 9001 7.1.6 Wissen der Organisation

Hauptbestandteil des Qualitätsmanagement ist die Standardisierung von Prozessen, um ein Ergebnis mit gleichbleibender und definierter Qualität zu erreichen. Diese Standardisierung erreicht man durch Dokumentation, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und ständiger Verbesserung. In der Praxis sollen alle Produktions- und Arbeitsschritte dokumentiert und kontinuierlich verbessert werden.

Dokumentation und Verbesserung

Für die Dokumentation von Arbeitsschritten ist ein Wiki bestens geeignet, da es allen Mitgliedern ermöglicht, Prozessbeschreibungen einzubringen, zu verändern, aber auch Veränderung zu kontrollieren. Die Prozessbeschreibung sollte möglichst ausführlich und leicht zugänglich sein. Wikis ermöglichen es dem Nutzer Teilinformationen zu erfassen, die sich dann durch Kategorisierung und vor allem durch Verlinkung in das gesamte System einzubetten.

Einzelne Prozessbeschreibungen können ständig ergänzt, verbessert und sogar von dritten Nutzern überprüft werden.

Auch wenn in einem gelebten Wiki alle Inhalte aktuell gehalten werden, kann es passieren, dass Wissen veraltetet. Dafür gibt es Wiki-Software die eine regelmäßigen Überprüfung der Inhalte von definierten Prozesseignern einfordert. Das können Vorgesetzte, Mitarbeiter des Qualitätsmanagements oder fachlich benannte Personen sein.

Autorität

Der Demingkreis (plan, do, control, act) aus dem Qualitätsmanagement stellt genau die Arbeitsweise eines Wikis dar.

Die Dokumentation im Qualitätsmanagement darf nicht beliebig veränderbar sein. Prozesse werden vor allem von Anwendern beeinflusst, daher erfordert das Qualitätsmanagement die aktive Einbindung aller am Prozess beteiligter Personen. Ein Wiki ermöglicht eine technisch einfache und offene Integration alle Prozessnutzer. Dennoch kann die Kontrolle der Inhalte einem Prozesseigner unterliegen. In einem gelebten Qualitätsmanagement innerhalb eines Wikis können die Mitglieder lesen, schreiben, ändern und sind ständig auf dem aktuellen Stand.

Was die Form angeht, schreibt die ISO 9000 nichts vor: „Es ist nicht die Absicht, dieser internationalen Norm zu unterstellen, dass Qualitätsmanagementsysteme einheitlich strukturiert oder einheitlich dokumentiert sein müssen.“ Ein Wiki kann zusätzlich als klassisches Qualitätsmanagementhandbuch zudem ausgedruckt und archiviert werden.

Referenzen

Beispiele für den Einsatz von Wikis als Dokumentation im Qualitätsmanagement:

• Heliowiki - ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem der Heliocentris Energy Solutions AG auf Basis von Semantic MediaWiki
• TQU Wiki ist eine QM Angebot auf Wikibasis eines klassischen QM- Dienstleisters.
• blog.hallowelt.biz - ISO 9001 Qualitätsmanagement mit MediaWiki Ein Erfahrungsbericht der BerlinApotheke
• blog.hallowelt.biz - MediaWiki für Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen bei VAMED Deutschland
• blog.hallowelt.biz - ISO 9001 und AZAV Zertifizierung mit einem Wiki Qualitätsmanagement für eine Bildungsdienstleister
• Reibungsloses Qualitätsmanagement: Technologie - Unternehmen STORZ & BICKEL setzt auf Wiki-Plattform von nuveon Anwenderbericht eines QM Wikis in einem Technologie-Unternehmen
• kontextwork.de - Anforderungen an ein QM-Wiki - Ein Überblick
• babel-beratung.de QM-System mit einem Wiki organisieren
• modell-aachen.de/de/qwiki Q.Wiki für kollaboratives Prozessmanagement

Wissensmanagement

Ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal jeder Organisation ist das gesammelte explizite und implizite Wissen ihrer Mitglieder. Wissensmanagement versucht, Wissen zu erschließen und zu verteilen. Neben der Fortbildung einzelner Mitglieder ist die Verschriftlichung von Wissen ein Schwerpunkt organisatorischer Wissensarbeit.

Neben der Darstellung von Wissen hilft ein Wiki aber bei der ständigen Erweiterung und dient als Diskussionsgrundlage. Sind organisatorische Inhalte erst einmal dokumentiert, kann dies auch Kritik provozieren. Wird diese Kritik konstruktiv genutzt, können Details ergänzt, präzisiert oder verbessert werden. Ein Wiki unterstützt diesen Prozess des Austauschens als Medium. Primär dadurch, dass Wissen einfach gesammelt und zu einem Ganzen verknüpft werden kann. Außerdem kann Kritik an bestehendem Wissen über eine Wikiänderung sichtbar gemacht wird. Diese Änderung kann, eine entsprechende Kultur vorausgesetzt, in eine konstruktive Diskussion führen. Dokumentiert Person A einen Prozess und Person B ändert diese Beschreibung, zeigt dies eine unterschiedliche Auffassung bezüglich des Prozesses zwischen Person A und B. Ein Wiki hilft nicht, diese Meinungsverschiedenheiten zu lösen, dies muss ein Moderator machen. Jedoch verdeutlicht die Wikifunktion den inhaltlichen Konflikt, der sonst im jeweiligen Handeln beider Personen verborgen geblieben wäre.

Personalisierung

Im Wissensmanagement unterscheidet man Personalisierung und Kodifizierung von Wissen. Wikis sind, auf den ersten Blick, eine starke Form von Kodifizierung, da das fertig dokumentierte Wissen und die technologische Infrastruktur, losgelöst vom Wissensträger, im Vordergrund steht. Bei der Personalisierung steht der Mensch als Wissensträger […] im Mittelpunkt der Betrachtung. Vor allem die Entwicklung von Beziehungssystemen und Kommunikationsstrukturen wird fokussiert.

Wikis dienen nicht primär der Wissensentwicklung, sondern der Dokumentation konsolidierten Wissens, also Inhalte, die unstrittig oder bereits allgemeiner Konsens sind. Dennoch ist Wissensentwicklung in einem Wiki möglich. Wikis unterscheiden sich von anderen Dokumentationssystemen in der Art und Weise wie neues Wissen entsteht. Das fokussiert sich auf die Beiträge einzelner Personen, eingebettet in die Inhalte, die andere Nutzer beigesteuert haben. Wikis sind durch ihre Offenheit, aber auch ihre Kontrollstruktur, ein Kommunikationsinstrument das mehr ist als ein Laufwerk voller Worddokumente. Durch diese Kommunikation von Wissen sind Wikis vor allem eine Form des personalisierten Wissensmanagements, das zusätzlich eine wiederverwendbare Aggregation des Wissens erzeugt. Wird im "wikilosen" personalisierten Wissensmanagement Wissen über persönliche Gespräche, Telefonate, Chats oder E-Mails weitergegeben, kann mit einem Wiki genau diese persönliche Kommunikation kontinuierlich übernommen werden.

Wikis sind eine unsichtbare Form personalisierten Wissens. Von aussen betrachtet ist ein Wikipedia-Artikel für den normalen Internet-User ein von einer anonymen Schwarmintelligenz geschriebener Text. In der Wikipedia-Community aber gibt es zahlreiche informelle und persönliche Strukturen. Jeder Beitrag und Änderung ist einem Autor zugeordnet und wird auch in Zusammenhang mit diesem bewertet. Auch andere Wiki-Communities sind sehr über die Beziehungsgeflechte ihrer Mitglieder definiert, nur ist dies für Außenstehende nicht erkennbar.

Wikis in Organisationen, die viele Wikianfänger integrieren wollen, müssen versuchen, diese versteckte Personalisierung des Wissens wieder zu sichtbar machen: Man kann bei Prozessdefinitionen den Projekteigner mit angeben, die Ansprechpartner oder das Projektteam nennen, oder eine Liste aller bisherigen Bearbeiter des Wikiartikels anhängen. Bilder oder kleine Visitenkarten der jeweiligen Personen geben diesem kodifizierten Wissen sprichwörtlich ein Gesicht.

Projektmanagement

Im Rahmen des Projektmanagements werden Projekte, anhand von definierten Prozessen, geplant, gesteuert, kontrolliert und abgeschlossen. Das Projektmanagement unterliegt einer ständigen Dynamik, da Pläne während der Projektlaufzeit oft angepasst werden müssen. Die Kunst des Projektmanagements ist es nun, das Projekt durch Nachsteuern, also durch kleine Planänderungen, das Projektziel zu errichen. Mit Wikis lassen sich Projekte verwalten, indem inhaltliche Beschreibungen des Projekts, Metadaten (Ansprechpartner, Kosten, etc.), der jeweils aktuelle Status und anstehenden Aufgaben gesammelt und aktualisiert werden. Eine Projektwiki hat den Vorteil, dass der Status quo, Meilensteine und Abhängigkeiten an einem Ort gesammelt werden. Einzelne Projektabschnitte, Funktionalitäten oder Untergruppen werden mit ihrer jeweiligen Zielbeschreibung und ihrem Status im Wiki dokumentiert.

Eine Projektbeschreibung in einem Wiki kann beinhalten:

Allgemeine Beschreibung

Die Beschreibung erklärt das Projektziel und spezifische Besonderheiten.

Anforderungen

Projekt-Anforderungen werden als Text hinterlegt und duch Pläne, Skizzen, Diagrammen, Layouts und mehr ergänzt. Ein Wiki ermöglicht es, die Anforderungen einfach zu erfassen und Anforderungsänderungen für alle Beteiligten transparent abzubilden.

Aktueller Status

Der Istzustand sollte beschrieben sein, beispielweise in der Einleitung oder einem eigenen Abschnitt. Durch die Funktion der automatischen Benachrichtigung werden alle Projektbeteiligten auch über Änderungen am Status quo informiert. Gerade der aktuelle Status eines Projekt ist häufigen Änderungen unterworfen und wird aber oft von Führungskräften eingefordert, ohne dass diese sich ständig in das komplette Projektwiki einlesen müssen. Eine häufigen Anforderungen aus der Praxis ist es diese Statusinformationen aggregiert zusammenzufassen, um so aus vielen Projektseiten eine aktuelle Projektstatusübersicht zu sammeln.

Metadaten

Hierzu zählen Fakten wie Ansprechpartner, Projektteam, Ressourcen (notwendige Maschinen und Fahrzeuge, Server, URLs etc) oder der Status. Diese Informationen können nicht nur auf der Projekteseite selbst, sondern auch als strukturierte Daten zusammengefasst und aggregiert werden.

Zeitplan

Alle wichtigen Meilensteine wie Projektstart, Entwurf, Planung, Umsetzung, Test, Prüfungen, Abnahmen und der Projektabschluss können in Listen aufgeführt werden. Dadurch erfahren alle Projektbeteiligten Änderungen zeitnah und haben ständig einen aktuellen Zeitplan vorliegen.

Details

Jedes noch so kleine Detail findet in einem Wiki seinen Platz. Wenn die Detailfülle zu umfangreich wird, lassen sich Artikel aufteilen. Dieses spezifische Wissen verändert sich und veraltet, daher müssen Detailseiten und Abschnitte regelmäßig überarbeitet oder archiviert werden.

Ergebnisse

Die ständig aktualisierten Projektinformationen bilden nach Abschluss des Projekts automatisch eine komplette Dokumentation für spätere Projekte. Im Idealfall fließen alle Erfahrungen des Projekts in die strategische Prozessdefinition mit ein.

Gebrauchsdokumentation

In einem Projektwiki kann während des Projektverlaufs auch eine Gebrauchsanweisung für das abgeschlossene Projekt oder das fertige Produkt erstellt werden (zum Beispiel für Software, QM-Verfahrenseinführung, Nutzungsbeschreibungen für Bauvorhaben).

Rudimentäre Aufgabenverwaltung

Zudem lassen sich einfache To-do-Listen, sortiert nach Priorität oder Nutzer, erstellen und verwalten. Natürlich nur, sofern kein Issue-Tracking-System zur Verfügung steht. Die Wikisoftware Confluence bietet sogar die Möglichkeit, automatische Task-Listen mit Zuordnung und Status zu verwalten.

Aufgabenverwaltung

Projekte bestehen aus Unterprojekten, Abschnitten und Einzelaufgaben, die in zeitlicher und organisatorischer Abhängigkeit zueinander stehen. Projekte sind etliche einzelnen Teilaufgaben mit definierten Anforderungen und aktuellem Status, Priorität, gegebenenfalls Ort, Zeit- und Ressourcen-Zuordnung. Wikis erfassen Einzelaufgaben, Abschnitte oder Unterprojekte nur als einfache To-do-Listen in einem Artikel oder in Unterartikeln für größere Einzelaufgaben.

Moderne und agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban setzen, neben einer ebenfalls unhierachischen Gruppenstruktur, vor allem auf Anpassungsmöglichkeit, Transparenz und Visualisierung von Aufgaben. Scrum arbeitet mit User-Stories und Backlogs, Kanban mit einzelnen Tasks auf einer Kanban-Tafel. Die Anforderungen an Anpassungsmöglichkeit, Transparenz und Visualisierung können Wikis gut abbilden.

Leider ist es schwierig, Übersichten über Teilaufgaben nach Status, Priorität und Zuordnung einfach darzustellen, da Wikis Artikel zwar kategorisieren können, diese aber meist nicht kombiniert abbilden können. So ist es kaum möglich, alle Aufgaben eines Projekts mit einer bestimmten Priorität und dem zugeordneten Bearbeiter auszugeben. Dafür gibt es spezielle Projektmanagement-Software und Issue-Tracking-Systeme. Diese dienen primär zur transparenten Darstellung von aktuellen Aufgaben, Abhängigkeiten und Status. Zudem ist es schwierig Backlogs und Kanban-Boards in einem Wiki wirklich übersichtlich darzustellen. Papier auf einem Whitebord ist sogar noch flexibler, übersichtlicher und für alle Nutzer transparenter und einsehbarer als ein Wiki.

Dennoch können Projektmanagement-Software und Issue-Tracking-Systeme auch im Projektmanagement ein Wiki nicht ersetzen. Denn diese zeigen nur aktuelle Teilprojekte und Aufgaben, aber kein aktuelles Gesamtbild mit Ziel, Metadaten und Ergebnissen. Ein Wiki den aktuellen Status des Projekts und dessen strukturelle Informationen dokumentieren und einfach zur Verfügung stellen und nach der Projektlaufzeit, wenn alle Tickets und Aufgaben geschlossen sind, Endergebnis und Erfahrungen aufzeigen. Auch zusätzliche Artefakte, wie die Definition of Done und andere Prozessvereinbarungen aus agilen Methoden, können im Wiki gemeinsam verwaltet werden.

Rückfragen, Aufforderungen zur genaueren Spezifikation, Kommentare oder Arbeitsaufträge müssen in Projektwikis über die etablierten Wege der direkten Kommunikation (wie persönliches Gespräch, Telefon, Chat oder Besprechungen) geführt werden.

Dokumentation

Dokumentenmanagement

Selbst wenn jedes Wiki eine Uploadfunktion hat, mit welcher man Daten aller Art zentral zugänglich speichern kann, ist ein Wiki grundsätzlich kein Dokumentenmanagementsystem für externe oder eingescannte Dokumente. Unveränderliche Dokumente, auch elektronische, gehören nicht im großen Maßstab in ein Wiki. Verträge, kaufmännische Dokumente (Rechnungen, Belege) oder Offline-Benutzerdokumentationen sollen in einem Dokumentenmanagementsystem oder einem normalen Dateisystem gespeichert werden. Natürlich gilt auch hier: lieber im Wiki als in verstreuten Rundmails.

Allerdings kann ein Wiki Inhalte für Dokumente verwalten. Ein Vertragsmuster kann so aktuell gehalten, von allen Beteiligten kontrolliert und sogar über Schnittstelle und APIs, an andere Systeme wie Officeprogramme, Website, Drucker übergeben werden.

Für alle Arten von Arbeitsdokumenten lassen sich Entwürfe gemeinsam verwalten und pflegen:

• Textbausteine für Einladungen, Absagen, Ausschreibungen, Änderungsbestätigungen, Betriebsausfälle
• Vorlagen für Hinweisschilder
• Checklisten für Veranstaltungen, Urlaubsvertretung, Notfälle

Gebrauchsanleitung

Gebrauchsanleitungen für technische Geräte, Verfahren oder Tätigkeiten bedürfen einer hohen Aktualität und Verständlichkeit. Nutzer ohne einschlägige fachliche Vorbildung sollen den Inhalt verstehen können. Da Wikis einem ständigen Verbesserungsprozess unterliegen, können auftretende Unklarheiten nach der Klärung sofort in das Wiki einfließen und ermöglichen dadurch anderen Nutzern ein besseres Verständnis.

Vor allem Software-Benutzerdokumentationen sind oft komplex und müssen häufig geändert werden, beispielsweise wenn neue Funktionen zur Veröffentlichung anstehen. Ein gut gepflegtes Wiki verringert den Supportaufwand, vor allem im First-Level-Support. Sogar Anwender, im kommerziellen Bereich Kunden, können im Wiki Verbesserungen beitragen und so an einer gemeinsamen Dokumentation mitwirken. In der Anwendung für Softwareanleitung ist außerdem eine direkte Verknüpfung auf spezifische Wikiartikel aus der Software heraus möglich.

Bildung

Wikis können auch Lehrinhalte sammeln, verbessern, konsolidieren und für Lehrer sowie Schüler bereitstellen.

Öffentliche Schulen unterrichten nach einem vorgegebenen Lehrplan, der aber nur Lehrziele vorgibt. Konkrete Inhalte können und müssen vom Lehrpersonal selbst erstellt werden. Beginnt man in einem Bildungswiki mit einer Übersichtseite eines Lehrplans, können dessen einzelne Themen auf Unterseiten verlinkt werden. Diese Themenseiten beinhalten die jeweilige didaktische Reduktion eines Unterrichtsthemas. Hier können dazu passende Übungen, Unterrichtsentwürfe oder Tafelbilder weiter verlinkt werden.

Lehrer und Schüler können diese in einem Wiki auch gemeinsam verbessern. Schüler beschäftigen sich intensiv mit den Lehrinhalten und hinterfragen diese mit unverstelltem Blick. Schüler können daher Inhalte verbessern, ergänzen und für ihre eigene Zielgruppe verständlicher schreiben.

Wikis stehen hier nicht in Konkurrenz zu Lernplattformen wie moodle, sondern bieten die dort benötigten Inhalte. Dazu auch Referenzen im Bereich Bildung.

Unternehmenskommunikation

Wikis kommen vor allem in der internen Kommunikation zum Einsatz. Aber auch in der externen Unternehmenskommunikation sind Wikis einsetzbar, wenn der aktive und beitragende Nutzerkreis auch auf Kunden oder einen externen Personenkreis ausgeweitet werden soll. Allerdings ist noch kein Fall bekannt, bei dem eine Organisation ein nach außen offenes Wiki nutzt. Sperrt man externe Nutzer aus, kann man ein Wiki auch als CMS nutzen.