Wikis in Organisationen: Software

Wikis sind zwar in erster Linie keine Fragen der Technik, sondern der Organisationskultur, dennoch ist eine Auswahl der Software ein wichtiger Schritt in der Einführung, der viele Weichen stellt. Es gibt unterschiedliche Wikisoftware, viele sind open source (dazu auch Open Source im Unternehmen).

Wie bei jeder Softwareeinführung, sind bei der Auswahl einer Plattform für das Organisationswiki spezifische Anforderungen zu erfüllen.

Die Liste von Wiki-Software ist lang, auf wikimatrix.org gibt es eine große Vergleichsauswahl sehr vieler Wikiserversoftware. Hier will ich mich auf die häufigst verwendeten und speziell für den organisatorischen Einsatz konzipierte Software beschränken.

Angebote

MediaWiki

Dialog im VisualEditor um links zu setzen

MediaWiki ist eine der bekanntesten Software für Wikis, da diese für das Projekt Wikipedia geschrieben wurde und dort eingesetzt wird. Der Anwendungsfokus liegt auf der Verwaltung von unterschiedlichsten und vielen Inhalten. Die Ordnungsstruktur ist wenig hierarchisch, dafür aber sprachlich-semantisch. Es gibt zahlreiche Erweiterungen, eine API und eine aktive Entwicklercommunity, so dass Anpassungen einfach erfüllt werden können.

MediaWiki selbst ist freie Software und hat durch die Wikimedia Foundation eine ständige, professionelle Weiterentwicklung. Allerdings wird MediaWiki primär für Anforderungen der Wikipedia und einer offenen Community entwickelt. Die Business-Version BlueSpice for MediaWiki ist eine speziell an die Anforderungen von Geschäftskunden angepasste Distribution. BlueSpice hat u.a. eine leistungsfähigere Suche und einen auf Mediawiki abgestimmten WYSIWIG-Editor.

In der Standardinstallation gibt es keinen WYSIWYG editor, der inzwischen leistungsfähige auf nodeJS basierende VisualEditor kann aber nach installiert werden (Alternativen).

Kann oder soll kein WYSIWYG genutzt werden sollte den Nutzern zumindest eine erweiterte Toolbar bei der Eingabe der Syntax helfen. Empfehlenswert ist der WikiEditor, der neben einer bequemen Formatierung eine Autovervollständigung für links ermöglicht.

Der Fokus liegt auf einer hohen Nutzerorientierung im Bereich Nachprüfung. Es gibt eine Beobachtungsliste für die präzise Überwachung eines definierten persönlichen Bereichs, und wie in fast jeden Wiki die "letzten Änderungen" für die komplette Übersicht. Diesen beiden Listen verlinken direkt auf die Darstellung der Versionsunterschiede, welche eine effektive, ständige und umfassende Kenntnisnahme der Veränderungen ermöglicht. Auch können Inhalte mit der API umfangreich exportiert werden. So kann mit der API-Funktion ?action=render fertiger html ausgezeichneter Inhalt in anderer Software übernommen werden.

Zugriffsbeschränkung

Eine sehr rudimentäre Zugriffsbeschränkung ist einer der größten Nachteile von MediaWiki. So ist die standardmäßige Rollenverwaltung auf seitenselektive Schreibsperrung und lediglich drei hierarchische Gruppen (Anonyme, Benutzer, Administratoren) konzipiert.

Es gibt weitreichende Möglichkeiten zur Zugriffsbeschränkung und eine Kategorie an Tools zur Zugriffsbeschränkung (Recht gute Auswahltabelle):

• Die Extension Lockdown ist nur in der Konfigurationsdatei LocalSettings.php steuerbar.
• Die Extension PageProtectionPlus kann dann nicht nur ganze Seiten, sondern auch Teilbereiche der Seite schützen.

GitLab

Gitlab ist ein Webanwendung zur Versionsverwaltung für Softwareprojekte. Neben der Verwaltung von Software Repositories bietet GitLab zahlreiche andere Funktionen wie auch ein Wiki. GitLab nutzt das inzwischen weit verbreiteten Markdown mit zahlreichen Zusatzfeatures wie Emojis, mathematischen Symbolen, ToDo-Listen und Diagrammen und flowcharts. GitLab ist schneller als andere Enterprise-Wikisoftware. Neben Wikis bietet GitLab auch Projektmanagement-software und Issue-Tracking-System, was eine gegenseitige Integration wesentlich erleichtert. GitLab ermöglicht ein präzises Rollen- und Rechtekonzept (mit Freigabe-Workflow) und ein einfaches Monitoring von Änderungen.

GitLab speichert die Inhalte in einem git-Repository und kann daher auch dezentral als git-versioniert Textdateien bearbeitet werden. Vor allem technisch affinere User (Entwickler, DevOps) können hier mit ihren Standardwerkzeugen arbeiten.

Leider gibt es keine automatischen Kategorien, sondern man muss mit Übersichtsseiten arbeiten. Auch sind keine Hinweiskästen oder anderer Textbausteine möglich. Es gibt keinen WYSIWYG-Editor und Seiten können nur als ganzes, nicht in einzelnen Abschnitten bearbeitet werden.

GitLab ist als Open Source Software frei verfügbar und installierbar. Es wird aber auch kommerzieller technischer Support angeboten. Projekte, inklusive Wikis, können auch auf gitlab.com privat und kostenfrei genutzt werden.

Confluence

Confluence ist eine proprietäre Software und sehr weit im Unternehmenseinsatz verbreitet. Die Stärken liegen im WYSIWYG, einer ausgeprägten Rechte- und Rollen-Verwaltung und einer guten Suche. Vor allem für Büroanwender hat Confluence ein ausführliche Benutzeroberfläche, die alle Bearbeitungen mit Dialogen direkt unterstützt. Zusätzlich gibt es zum flüssigen Schreiben shortcodes und Autovervollständigung für Links im Text.

Confluence ist in mehrere Bereiche, sogenannte Spaces, aufgeteilt, die einzeln als Mandant unabhängig konfigurierbar sind. Artikel werden meist hierarchisch einsortiert. Weiterleitungen und Transklusionen lassen sich per Plugin installieren.

DokuWiki

DokuWiki ist zwar eine sehr schlanke Software, die, zur Freude vieler Systemadministratoren, keine Datenbank verwendet. Das ist allerdings auch der größte Nachteil, da so viele Funktionen im Monitoring und der Usability fehlen.

Es gibt zwar eine ausführliche Versionsverwaltung, welche aber nicht vollständig erhalten bleibt. Überwacht werden kann DokuWiki über eine Recent-Changes-Liste und der Einschränkung dieser auf einen Namensraum. Auch Benachrichtigung mit Emails ist möglich. Leider gibt es keine persönliche Beobachtungsliste, was aber evtl. durch eine externe RSS-Funktion abgedeckt werden kann.

Dokuwiki nutzt eine eigene Syntax, die sehr auf Visualisierung der Struktur durch Steuerzeichen optimiert ist. So wird eine Überschrift der zweiten Ebene nicht, wie z. B. in Mediawiki, mit zwei (== Überschrift ==) sondern mit fünf Gleichzeichen (===== Überschrift =====) ausgezeichnet, die dritte Ebene mit vier, die vierte Ebene mit drei usw. So wirkt die eine "höhere" Überschrift im Schriftbild der Textbox mächtiger. Listen-Punkte werden auch mit einem * geschrieben, müssen aber mit zwei Leerzeichen eingerückt werden, so spiegeln sie die gängige Einrückung von Listen in der Darstellung wider. Mit der integrierten Toolbar ist es einfach, diese Formate zu vergeben, allerdings sind Texte so wesentlich schwieriger zu schreiben, da wesentlich mehr getippt werden muss und es mehr Fehlerquellen gibt.

TWiki und Foswiki

TWiki, wie dessen aktueller Fork Foswiki, ist eine zu großen Teilen in Perl entwickelte Wiki-Software, deren Haupteinsatzgebiet Intranetplattformen in Unternehmen sind. WYSIWYG, Rechte und Rollen sind standardmäßig installiert und gut implementiert. Ein wichtiges Feature ist die einfache Programmierung von formularbasierten Anwendungen.

XWiki

XWiki ist ein ebenfalls auf Enterprise ausgerichtetes Wiki.

Redmine

Redmine ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool auf der Basis von Ruby on Rails. Für jedes Projekt kann ein eigener Wikibereich angelegt werden. Projekte sind dank Mandantenfähigkeit abgegrenzte Arbeitsbereiche die für Nutzer getrennt gehalten werden können. So vergibt jedes Projektwiki alle Seitentitel neu und sie sind untereinander nicht direkt verlinkbar.

Der ChangeLog, die Änderungsübersicht, funktioniert global. So können Nutzer Änderungen, sofern die Berechtigung vorliegt, Redmine weit einsehen.

Wer Redmine schon nutzt oder ein Projektmanagement-Tool einführen will, kann dieses Wiki durchaus als Projektwiki verwenden. Organisationsweite Prozessbeschreibungen und Wissensdatenbanken sind leider nur umständlich möglich. Auch fehlen wichtige Funktionen wie Kategorien, Transklusionen, Add-ons und eine Programmier-Schnittstelle.

Tiki

Das Wiki Tiki ist neben der normalen Wikifunktion sehr mächtig durch Artikel, Blog, Workflow etc. erweiterbar.

Gerade im Bereich der Gruppen- und Rollenmodelle ermöglicht Tiki eine komplexe Zugriffs- und Änderungsrechtemodell. Welches aber bei Ausschöpfung der mannigfaltigen Möglichkeiten schnell unübersichtlich werden kann.

SharePoint

SharePoint ist ein Kollobarationsplattform und Dokumentenmanagementsystem von Microsoft das auch eine Wikifunktion besitzt. Diese besitzt aber nur wenige Grundfunktionen und fokussiert sich nicht auf wikispezifische Anwendungen.

Teamemo

Teamemo ist eine moderne Wiki-Software mit einem WYSIWYG-Editor in dem mehrere Personen gleichzeitig an einem Beitrag schreiben können. Derzeit wird die Software nur als Online Dienst angeboten und kann nicht auf dem eigenen Server installiert werden.

Beiträge werden nicht in Namespaces sondern in einer Baumstruktur organisiert, ähnlich zu einem Dateisystem.

Vergleich

Die möglichen Anforderungen werden unterschiedlich stark von der jeweiligen Software erfüllt.

	Mediawiki	BlueSpice	Gitlab	Confluence	DokuWiki	TWiki und Foswiki	XWiki	Redmine	Tiki	Teamemo
Schreiben	Wikimarkup, Markdown etc. nachinstallierbar	WYSIWIG und Wikimarkup	Markdown (flavoured)	nur WYSIWIG	eigenes Markup	eigenes Markup	Mischung aus Creole und Wiktext	Textile	eigenes Markup	WYSIWIG (gleichzeitige Bearbeitung möglich)
WYSIWIG	nachinstallierbar	ja		ja	?	Ja	ja	nein	nein	ja
Dateien	ja	wie Mediawiki	ja	auch mit Drag and Drop	ja, Bulkupload		Ja, zusätzlich existiert ein flexibles Filemanager Plugin	ja	ja, Bulkupload	ja
Tabellen	Syntax	WYSIWIG oder Syntax	WYSIWIG				WYSIWYG, Syntax			WYSIWIG
edit section	ja	ja	nein	in Planung	ja				ja
link suggestion	nachinstallierbar	per Dialog	nein	Dialog und Shortcut						per Dialog
Weiterleitungen	ja	wie Mediawiki	nein	plugin						ja
Kategorisierung	Metakategorien	wie Mediawiki	nein	Labels nicht spaceübergreifend		Tags	Extension	nur an Projekte gebunden	einfach hierarchisch, nicht verschachtelbar	Baumstruktur und Tags
Namensräume	wenige	wenige	je ein Projektwiki	Spaces sind die Hauptordnung	Strenge Namensräume					Strenge Trennung durch Workspaces
Transklusionen	ja, programmierbar	wie Mediawiki	nein	ja	ja, nicht programmierbar			nein	nein	nein
Backlinks	ja	ja	nein		ja	ja		nein	ja	nein
Seitenvorlagen	mit linkparameter &preload=Vorlage oder nachinstallierbar	wie Mediawiki		ja
strukturierte Daten	ja	ja	ja Front matter	ja
Darstellung	html, nachinstallierbar: pdf, latex	wie Mediawiki	html	html, export nach Excel	html	html	html	html	html	html, pdf
Suche		leistungsfähige Suche, auch Anhänge		leistungsfähige Suche, auch Anhänge			leistungsfähige Suche, Auch Anhänge (Volltext) Engine ist SOLR			ja
mobile Geräte	je nach Theme	wie Mediawiki					Responsive	spezielles mobiltemplate		nur lesen
Kontrolle	Gesamt- & persönliche Liste, E-Mail	wie Mediawiki	E-Mail, RSS	Dashboard, E-Mail	Gesamtliste	Ja	ja		Gesamtliste
rss	ja	ja	ja		js	ja	ja	ja
Rollenkonzept	schwach	ja	ja	ja	ja		ausgeprägt	ausgeprägt	ausgeprägt
Freigabe Workflow	nachinstallierbar	ja	git branches
Technik	PHP	PHP	Ruby	Java	PHP	Perl	Java	Ruby	PHP	Node.js
Mandantenfähigkeit	eingeschränkt mit Namensräumen, umfänglich nur per Wikifarm	wie Mediawiki	je ein Projektwiki	mit Spaces				ja
Datenbank	mySQL, PostgreSQL	wie Mediawiki	mySQL, redis	mySQL, SQL Server	Textdatei	Textdatei	Oracle, MySQL, PostgreSQL	mySQL	mySQL
Add-ons	ca. 1000 mediawiki.org - Extension	wie Mediawiki		ja	625 Plugins, per Webinterface zu installieren.		Ca. 650 Extensions		Leichte Integration durch AdminGUI
Schnittstelle	ausführliche API zum Import und Export	wie Mediawiki			XML-RPC		Ja -->Dev/Doku
Demo:	mwtest.wikihoster.net	blue-spice.org	free-trial auf gitlab.com (aber auch selfhostet möglich)	kostenfreie Testinanz möglich		demo. (Foswiki)	z.B. espresto.de		demo.tiki.org	teamemo.com

Angebotsspektrum

Neben dem faktischen Vergleich gibt es unterschiedliche Präferenzen und Gesamtausrichtung von Wiki-Software. Im Einsatz bei Firmen über 10 Mitarbeiter gibt es zwei große Strömungen für Enterprise Wikis. Auf der einen Seite ist das MediaWiki und auf der anderen Confluence. Beide werden im größeren Maßstab im Organisationsumfeld eingesetzt und genutzt.

MediaWiki ist durch Wikipedia die bekannteste Software, auch bei Internet-Nutzern. MediaWiki fordert und erlaubt große Freiheiten für die Inhaltserstellung, hat aber umfangreiche Kontrollmöglichkeiten. Die Businesserweiterung BlueSpice richtet sich vor allem an die Anforderungen von Geschäftskunden.

Confluence wird als, kostenpflichtiges Enterprise Wiki von der Softwarefirma Atlassian entwickelt. Confluence führt den Nutzer in einer strengen Struktur und bietet ihm zahlreiche Hilfsmittel (WYSIWIG, Seitentemplates, Auswahldialoge, etc). Von der Struktur ähnlich, aber Open Source, ist FOSWiki.

Beide Strömungen unterscheiden sich in:

Ordnung

Confluence und FOSWiki bieten eine übergeordnete Ordnungsstruktur mit Spaces um jeder Abteilung oder Projekt einen eigenen Bereich in einer Verzeichnisstruktur zur Verfügung zu stellen. MediaWiki bietet auch Namensräume, diese sind aber weniger flexibel und sollen wenige übergeordnete Hierarchien abbilden.

In der Wikikultur soll Wissen aber gerade nicht in Bereiche eingegrenzt werden, sondern organisationsweit genutzt und verbessert werden können. MediaWiki konzentriert sich auf phonetische links und eine sprachliche Semantik.

Zugang

Confluence und FOSwiki erlauben eine granulierte Zugangsstruktur entsprechend dem Organigramm eines kommerziellen Unternehmens. MediaWiki erlaubt weniger granulierte Rollen und Rechte. Das Wikiprinzip basiert vor allem auf einer grundlegenden Offenheit und verlangt gerade interdisziplinäre Zusammenarbeit. Zugangseinschränkungen zu Software dienen vor allem der Qualitätskontrolle. Wikis nutzen eine andere, vor allem kollaborative Form der Kontrolle, um so mehr Offenheit zu ermöglichen.

Kontrolle

die mangelnde Zugangsstruktur von Mediawiki gleicht dieses durch eine umfassende Möglichkeit Änderungen mit zu verfolgen aus. Neben der persönlichen Beobachtungsliste gibt es ein Gesamtübersicht der "letzten Änderungen". Und eine präzise Darstellung der Versionsunterschiede, um viele kleine und umfangreiche Änderungen schnell, aber auch umfassend, überblicken zu können. Confluence ermöglicht ebenfalls eine Gesamtübersicht und eine persönliche Liste, hat aber weniger Möglichkeiten als Mediawiki.

WYSIWIG

Confluence setzt ganz auf den internen WYSIWIG Editor und speichert Inhalte eine einem eigenen proprietären XML-Format. Dieser funktioniert sehr gut, aber Confluence verwehrt damit generell den Nutzen einer light wight markup language im kollobarativen Schreiben.

MediaWiki selbst bietet nur zusätzlich WYSIWIG-Editoren als Plugins an. Bluespice bietet, neben anderen Enterprisefeatures, einen sehr tauglichen WYSIWIG an, der aber reinen Wikisyntax speichert, so sind Änderungskontrollen und Wartungsaufgaben einfacher.

Zusammenfassend kann man sagen: Confluence ist mehr Enterprise und Mediawiki ist mehr Wiki. Es kommt auf die Organisation drauf an wie wikifähig sie ist. Braucht die Nutzerschaft eine enge vorgegebene Ordnungen und wird nie mit Syntax arbeiten wollen, so kommt man mit Confluence oder FOSWiki besser voran. Sind die Nutzer offener, können Inhalte über Sprache und Semantik ordnen und generell netzaffiner, so kann MediaWiki mehr von seiner Internetdynamik entfalten. Vor allem für IT-Betriebe oder Softwareprojekte ist GitLab Wiki zu empfehlen. Lediglich der fehlende WYSIWIG Editor spricht gegen eine generelle Empfehlung, auch für allgemeine Organisationen.

Es empfiehlt sich sich Wikis im Rahmen der Einführung zu pilotieren oder zumindest Demoinstallationen auf die eigenen Bedürfnisse prüfen. In der generellen Auswahl sollte man mindestens MediaWiki und Confluence oder FOSWIki einbeziehen, um beide Seiten des Spektrums zu betrachten.

Liegt man mit seinen Wünschen in der Mitte, so empfiehlt sich Bluespice. Man hat ein dediziertes Enterprise Wiki, aber ein MediaWiki unter der Haube. Bluespice hat den Vorteil das es als Erweiterung alle MediaWiki Funktionen beinhaltet und jederzeit, ohne Datenverlust, zu einem MediaWiki zurück gestuft werden kann; oder aufgerüstet, je nach Sichtweise.

Weblinks

• Liste von Wiki-Software
• wikimatrix.org Vergleichsauswahl aus (fast) allen Wikiserversoftware.
• pumacy.de - Die Qual der Wiki-Wahl. Wikis für Wissensmanagement in Organisationen
• computerwoche.de - Die besten Wiki-Tools für Unternehmen (2013)