Wikis in Organisationen: Ordnung

Organisationswikis sollen unterschiedlichste Informationen sammeln und für alle Nutzer bequem zugänglich machen. Die Ordnung aller dieser Inhalte ist technisch nicht vorgegeben. Sie ergibt sich erst aus dem beschreibenden Inhalt, den Seitentiteln und vor allem den Verlinkungen zwischen den einzelnen Artikeln.

Das Wissen in einem Wiki untergliedert sich in einzelne Artikel. Die Wissensrepräsentation dieser Artikel ist nicht grundsätzlich hierarchisch in einer pyramidalen Struktur eingebaut, sondern in ein semantisches Netz. Jede Information ist so in ihrem Kontext integriert.

Alle Informationen zu einem Thema sind als Artikel auf einer Seite zusammengefasst und werden durch den Seitentitel identifiziert. Um Information einfach und schnell zu finden, bedarf es einer Struktur aus beschreibendem Text und semantischen Links. Zusätzlich strukturiert sich ein Wiki durch Kategorien, Namensräume oder andere Ordnungsbausteine (Übersichtsseiten, Portale, Themenringe). Werden Inhalte gar nicht oder falsch verlinkt, weder kategorisiert noch richtig formatiert, sondern nur abgelegt, so entsteht schnell ein wirres Informationsgeflecht, auch scherzhaft Vogonismus genannt. Kein Wiki strukturiert und pflegt sich von selbst. Viel Inhalt muss nicht zwangsläufig zu einer guten Struktur führen. Jedes Wiki braucht eine kleine Gruppe von Wikigärtnern, die sich um die Einhaltung einer Ordnung per Konvention kümmern.

Unabhängig, ob ein Wiki gut oder weniger gut gepflegt ist, kein Titel-, Kategorie-, oder Namensraumsystem kann jede Anfrage zufriedenstellend beantworten. Eine gute Suche ist eine wichtige Funktion. Sie hilft vor allem in der Startphase, wenn sich die Struktur und die Nutzung noch aufbauen; und kann Frust durch das "Nicht wieder finden von Inhalten" vermeiden.

Text und Listen

Um aus vielen einzelnen Wissensbausteinen ein nützliches Ganzes zu bilden, müssen alle Inhalte verständlich und auffindbar sein.

Die Mindmap zeigt einen Gesamtzusammenhang

Im persönlichen Wissensmanagement nutzen Menschen verschiedenartige abstrakte Ordnungsmuster, die nur einzelne getrennte Wissensteile speichern. Notizsammlungen, Excellisten oder E-Mailordner, die zu einem bestimmten Projekt oder Prozess gehören, geben diesem eine Unterstruktur, jedoch ohne semantische Verknüpfung. Andere Nutzer zeichnen Verbindungen von inhaltlichen Zusammenhängen mit Mind-Maps. Mind-Maps sind meist aber nur Linien und keine beschriebenen Relationen. Mindmaps werden auch in Gruppenarbeit als grafisches Hilfsmittel zur Unterstützung der verbalen Kommunikation eingesetzt. Die Wissensstruktur wird zwar verschriftlicht, die dazugehörigen semantischen Bezüge finden aber verbal statt.

Um die Information auch für Dritte verständlich zu gestalten, muss der Wikiartikel ein lesbarer Text sein. Tabellen, Listen und Diagramme sind sinnvolle Hilfsmittel für strukturierte Informationen, müssen aber in einem semantischen Text eingebettet sein. Vor allem Prozessbeschreibungen sollten ausführlich sein, um sprachlich auch von Neuanwendern verstanden zu werden - reine Stichpunktlisten sind schwierig zu verstehen.

Die wichtigsten Textbestandteile neben Abschnitten mit Details sind:

Einleitung

Ein Einleitungssatz sollte kurz und prägnant den Inhalt der Seite beschreiben. Er soll Links auf übergeordnete Begriffe enthalten und vor allem Besonderheiten erklären. Auch wenn das für die direkt Beteiligten trivial klingt, für Personen mit wenig Vorkenntnissen ist es wichtig zu wissen, um was es geht. (z.B. Projektseite: __Sedanstr 9__ ist ein [[Planungsprojekt]] seit 2013, bei dem wir zum ersten mal nach [[VDB-Zertifizierung]] arbeiten, daher betreuen dieses Projekt auch [[Hanne Hofer]] zusätzlich zu [[Martin Müller]]. oder auf einer Prozesseite: Die __VDB-Zertifizierung__ ermöglicht es, baubiologisch zertifizierte Projekte durchzuführen. Wir sind seit 2014 mit [[Martin Müller]] zertifiziert. Es gelten folgende Regeln...)

Abgrenzung

Besonderheiten eines Prozess oder Projekts, müssen herausgehoben werden (z.B. __Sedanstr 9__ ist ein [[Planungsprojekt]] seit 2013, das wir nicht allein, sondern ausnahmsweise zusammen mit [[Thorsten Töller]] in der [[Arge Sedan]] betreuen.).

Listen

Vor allem Projektdetails oder Arbeitsschritte können durchaus listenartiger sein und nur stichpunktartig die Kennwerte aufführen. Es ist nicht immer notwendig zu schreiben ... und der Projektleiter ist Hans, es genügt ein: * Projektleiter: Hans

Jedes Genre benötigt seine eigenen flexiblen Abschnitte die jedes Wiki für sich selbst festlegen soll.

Seitentitel

Das hauptsächliche Ordnungssystem eines Wikis sind die Seitentitel; Lemmas, die Grundform eines Wortes, unter der man es in einem Nachschlagewerk sucht. Diese dienen nicht nur der Identifikation von Artikeln - sonst könnte man auch aufeinander folgende Nummern benutzen, vielmehr beschreiben sie den Inhalt sprachlich (z.B. Frankfurter Büro). Seitentitel ermöglichen Benutzern eine eindeutige Zuordnung des Inhalts um Wissen später wieder finden zu können. Eine Redundanz durch Kopie, Wiederholung oder Transklusionen ist zu vermeiden, stattdessen muss Wissen einmalig aufgeschrieben sein und der Kontext durch Verlinkungen hergestellt werden.

In einem Organisationswiki kann und muss man sich ebenfalls auf ein oder gegebenenfalls mehrere gemeinsame Schemata einigen.

Phonetisch

Die Lemmata werden in grammatikalisch richtiger Form mit allen Substantivdeklinationen des beschreibenden Objekts genannt

Frankfurter Büro und Besprechungsraum Main im Frankfurter Büro

Schlagworte

Es werden nur reine Substantive und keine Substantivdeklinationen verwendet.

Büro Frankfurt und Besprechungsraum Main Büro Frankfurt

Grundformen

Es gibt einen Unterschied zwischen Projektleiter und Projektleitung, aber es ist sinnvoller diese Informationen in einen Artikel zu vereinen, da sich beides überschneidet. Um dennoch beide Seitentitel finden zu können, soll der jeweils andere Titel auf den Hauptartikel weitergeleitet werden.

Verzeichnisstruktur

Eine hierarchische Sortierung und Abgrenzung, auch unter Verwendung von Namensräumen.

Frankfurt/Büro aber auch Büro/Frankfurt und Büro/Frankfurt/Besprechungsraum/Main ...

Diese hierarchische Sortierung hat generell den Nachteil, dass nicht klar ist, was zuerst kommt. Man kann das Beispiel fast beliebig umstellen, ohne dass der Sinn verloren geht.

Assoziationsfrei

Um keinerlei Benennungskonflikte zu erzeugen, können auch völlig freie neue Namen verwendet werden. Hier ist es aber hilfreich, wenn diese auch in der Realität Anwendung finden.

Mainbüro, Donald Duck oder eine Raumnummer 20060011 beschreibt das 'Arbeitsbüro in der Stadt Frankfurt'.

In jedem Wiki muss man sich auf eine Mischung einigen. Eine praktikable Form könnte eine schlagwortbasierte Grundform sein, mit sehr wenigen hierarchischen Namensräumen und optionalen nachgestellten Verzeichnissen (Main Büro Frankfurt/Inventarliste) als 'dienende' Unterseite zur eigentlichen Hauptseite.

Die natürliche Sprache ist das wichtigste Ordnungkriterium. Umgangsprachlichen Eigenheiten der Organisation sollten aber berücksichtigt werden, das heißt Fachbegriffe und Eigennamen aus der täglichen Arbeitswelt sollen Eingang finden.

Da Informationen nicht immer mit dem richtigen Titel gesucht werden, können Seitentitel nicht die alleinige Ordnungsform sein. Verlinkungen und Kategorien verbinden die einzelnen Artikel zu einem Ganzen und führen den Nutzer zur gesuchten Information.

Verlinkungen

Innerhalb des Wikis dienen Seitentitel auch als Identifikator für einen Hyperlink. Dadurch müssen Referenzen auf andere Inhalte nicht erst mühsam gesucht und verarbeitet (z.B. knowlegdebase.intra/index.php?id=1234) sondern können flüssig im Text verlinkt werden ([[Seitentitel]]). Gegenüber einem rein schriftlichen Querverweis (siehe Gefahrguthandbuch S. 34) ist ein Link, durch einen Mausklick leichter zu erreichen und die Nutzung damit höher. Eine gute Verlinkung strukturiert das Wissen semantisch und matritzenförmig.

Links sollten eher mehr als weniger genutzt werden, um auf weiterführende Informationen hinzuweisen. Bei Projektleiter: Max Mustermann sollte das Wort 'Projektleiter' verlinkt werden, um dem Leser zu signalisieren, dass es bestimmte Arbeitsweisen von Projektleitung gibt. Außerdem kann der Link zu einer Auflistung aller Projektleiter führen. Auf diesem Weg findet ein Benutzer, der nicht sofort zum richtigen Artikel gelangt, über Links zur gesuchten Information.

Externe Inhalte sind, sofern möglich, ebenfalls zu verlinken, anstatt zu kopieren. Fachliche Erklärungen, Handbücher, Branchenregeln, aber auch Wikipediaartikel sollen mit einem Link oder einem Verweis auf eine Offline Quelle referenziert werden.

Kategorie

Eine Klassifizierung in Kategorien hilft, eine große Anzahl von Artikeln in eine gemeinsame Struktur einzuteilen. Im Gegensatz zu Namensräumen oder Spaces kann jeder einzelne Artikel in mehrere Kategorien eingeordnet werden (z.B. der Artikel Lohnbuchhaltung in die Kategorie:Finanzen und Kategorie:Personal).

Oft werden als Kategorien semantische Tags verwendet. Tags unterscheiden sich von klassischen hierarchischen Kategorien insofern , als dass sie in keiner Baumstruktur eingeordnet sind. Würde man beispielsweise einem Projekt die Kategorie Coburg zuordnen, wäre das Projekt, als Kindelement, auch unter der Kategorie Bayern zu finden. Bei Tags müsste man die beiden Tags Coburg und Bayern vergeben.

Das Arbeiten mit Tags hat sich aber in der Praxis etabliert, da die hierarchische Einordnung der klassischen Kategorien immer zu schwerfälligen Strukturen führt. Tags lassen sich einfach setzen und auch Sonderfälle können abgebildet werden. Neue Tags werden einfach beim editieren eines Artikels gesetzt, ohne diese neue Tag vorher an anderer Stelle anlegen zu müssen.

Die Software Confluence bietet an jeden Artikel mit Tags zu kennzeichnen, die Autocomplete-Funktion hilft, existierende Tags schnell zu finden und zu setzen. Allerdings sind Confluence-Tags auf den jeweiligen Space begrenzt. Eine über Spaces greifende Ordnung ist nicht möglich.

Mediawiki bietet sogenannte Kategorien, die technisch wie Tags funktionieren. Diese werden an einer beliebigen Stelle der Seite (meist ganz unten) als Link im Text geschrieben (''[[Kategorie:Coburg]]''). So werden alle Artikel in dieser Mediawiki-Kategorie zusammengefasst. Neue Mediawiki-Kategorien werden, ebenfalls wie Tags, im Text geschrieben und existieren ab der ersten Verwendung. Eine Besonderheit ist, dass diese, wie klassische Kategorien, in andere einsortiert werden können. Die Kategorie:Coburg kann optional, wie andere Artikel, in der Kategorie:Bayern stehen. Auf diese Weise lässt sich ein hierarchisches Kategoriesystem erstellen. Eine Ausgabe dieser Unterkategorien ist nur mit einem Zusatzplugin möglich.

Namensräume oder Spaces

Namensräume, in manchen Wikis auch Space genannt, sind Verzeichnisstrukturen übergeordnete Ordnungseinheiten, die jeden Artikel in genau einen Namensraum einordnen und in aller Regel im Seitentitel auftauchen (z.B. Wikis in Organisationen: Ordnung). Namensräume können meist separat durchsucht und abgesperrt werden.

Diese hierarchische Verzeichnisstruktur sind vielen Nutzern vertraut und helfen, sich grundlegenden zu orientieren. Die Ordnung in Namensräumen ist einfach zu verstehen und zwingt jeden Artikel in diese eine Ordnungsstruktur. Sie hat allerdings den Nachteil, dass zwar mehrere Artikel in einen Namensraum eingeordnet werden können, aber ein Artikel nur in einem Namensraum erscheinen kann. Eine Mehrfach-Einordnung, wie bei Kategorien, ist nicht möglich.

Namensräume sollten mit bedacht und richtig eingesetzt werden. Werden zu viele Namensräume angelegt, z.B. für jede Unterabteilung, jedes Projekt, jede Hierarchiestufe, fragmentieren die Artikel in untereinander unstrukturierte Bereich und die für ein Wiki so wichtige Semantik geht verloren. Generell soll ein Wiki zur Zusammenarbeit motivieren und nicht zum getrennten Arbeiten in den jeweiligen Räumen.

Namensräume sollten zur Kategorisierung von Inhaltsarten genutzt werden:

• Metainformationen verwalten: Hilfetext für das Wiki selbst, Personenverzeichnisse, Textbausteine, Beschreibungen für Dateien.
• Große Mengen gleichartiger Textkategorien wie Protokolle, Handbücher etc.

Gleiche Inhalte sollte man auch in einem gemeinsamen Namensraum belassen. Die Struktur kann dann über Kategorien erstellt werden.

Ob man Projektinformationen und Prozessbeschreibungen mittels Namensräumen trennt, ist Geschmackssache und kommt auf die Wiki-Software an, wie wenig diese zwischen Namensräumen trennt.

Benennung

Namensräume müssen den Bereich den sie abgrenzen beschreiben. Werden zu allgemeine Benennungen benutzt, ist für den Nutzer nicht ersichtlich, in welchen Namensraum er Informationen suchen oder hinzufügen soll. Ein Namensraum Glossar oder Bibliothek erklärt meist Begriffe oder Lemmata. In einer Bibliothek finden sich meistens Texte oder lediglich Weblinks zu Themenbereichen, aber eben zu Themenbereichen. Das hat den Nachteil, dass ein Themenbereich mehrmals vorkommt und der Nutzer nicht weiß, ob er über Glossar:Buchhaltung, Bibliothek:Buchhaltung oder Begriffe:Buchhaltung zu Buchhaltung gelangt.

Nicht sichtbare Namensräume, sprich, wenn der Namensraum im Link nicht sichtbar ist (ist bei DokuWiki möglich), sind für den Nutzer schwer zu verstehen, da man im Link selbst nicht mehr zwischen generischem und speziellem Inhalt unterscheiden kann. Das lässt sich nur verhindern, indem Namensräume aus sich heraus wachsen, oder eben Teil des Seitentitels sind (z. B. Hilfe:Bearbeiten)

Artikelaufteilung

Ein Wiki untergliedert Information in einzelne Artikel. Meist ist die inhaltliche Abgrenzung zwischen Artikeln klar, denn die meisten Wissenselemente werden durch ihre Bezeichnung beschrieben. Nicht alle Begriffe aber müssen zu einem eigenen Artikel werden, wiederum andere Wissenselemente benötigen Unterartikel.

Es gibt mehrere Kriterien, nach denen sich Artikel aufteilen können:

• Inhalte mit einer starken Begrifflichkeit sind als eigene Artikel anzulegen. Wenn diese Artikel derart anwachsen, dass sich Unterabschnitte sinnvoll ausgliedern lassen, kann man Unterartikel bilden. Zusätzlich zu einem Link auf den augegliederten Inhalt hilft ein erklärender Satz auf den anderen Artikel verweisen. (z.B. aus einem Veranstaltungsprojekt das Thema "Finanzierung" auslagern)
• Wissenselemente, die wenig Inhalt aufweisen (z.B. einfache Projekte mit geringer Komplexizität) können in einem Sammelartikel zusammengefasst werden. Außer diese benötigen eine eigene Kategorisierung, dann ist auch ein kurzer Artikel nötig.