BWL in NPC: Kostenvergleichsrechnung

Hoch zum Vorwort des Buches BWL in NPC

• BWL in NPC - Teil 5 - Probleme lösen - Alternativen vergleichen
  • Alternativen bewerten
    • Methoden für monetäre Vergleiche
      • Kostenvergleichsrechnung
      • Break-even-point-Analyse
      • Kapitalwertmethode
    • Nicht-monetäre Vergleiche
      • Gewichtungstabelle
    • Zusammenfassende Bewertung

Anwendungsgebiete

Kostenvergleichsrechnung ist eine Möglichkeit, mit relativ wenig Zeitaufwand Lösungsalternativen unter dem Gesichtspunkt der Kosten gegenüberzustellen. In der Kostenvergleichsrechnung werden die Kosten der alternativen Lösungsvorschläge miteinander verglichen und die kostengünstigste Alternative bestimmt.

Folgende Bedingungen sollten beachtet werden, damit die Kostenvergleichsrechnung nicht zu falschen Ergebnissen führt:

So ist nach Auffassung des Bundesrechnungshofes die Kostenvergleichsrechnung vorrangig geeignet für Maßnahmen mit geringer finanzieller Bedeutung ohne langfristige Auswirkungen.

Ergänzend findet sich der Hinweis, dass beim Vergleich von Kauf, Miete und Leasing nicht die Kostenvergleichsrechnung sondern vielmehr die Kapitalwertmethode angewendet werden soll. Diese Empfehlung ist allerdings nur einheitlich in der Fachliteratur zu finden.

Üblicherweise findet sich in der Literatur auch der Hinweis, dass die Kostenvergleichsrechnung nur angewendet werden darf, wenn die Alternativen leistungsgleich sind. Diese Aussage wollen wir genauer betrachten.

Diese Forderung besagt grundsätzlich nichts anderes, als dass man nicht „Äpfel mit Birnen“ vergleichen kann (so drückt es der Volksmund aus). Doch die Dinge in der Welt können sich ändern. Was sollte uns also davon abhalten, eine leistungsstärkere Alternative zu wählen, wenn sie zum gleichen Preis und den gleichen Folgekosten wie eine leistungsschwächere angeboten wird? Nichts! Nur wenn die leistungsstärkere Variante höhere Kosten verursachen würde – und die zusätzlichen Leistungsmerkmale nachweislich jetzt oder in absehbarer Zukunft nicht für das Unternehmen von Vorteil wären – müssten wir diese Alternative ausschließen.

Bei genauer Betrachtung zeigt sich ferner, dass der Begriff „leistungsgleich“ unscharf ist. Würden sich nämlich die verfügbaren Alternativen tatsächlich durch nichts in ihrer Leistung unterscheiden, wäre eine Nutzwertanalyse überflüssig. Diese gehört aber typischerweise zur Alternativenbewertung. Was nichts anders besagt, als dass Alternativen bei bestimmten Kriterien leistungs"un"gleich sein können.

Deshalb wollen wir sagen: mit der Kostenvergleichsrechnung können nur solche Alternativen miteinander verglichen werden, die bezüglich des Sachziels die vorgegebenen Mindestanforderungen gleich gut erfüllen.

Durchschnittliche Kosten berechnen

Die Kostenvergleichsrechnung wird typischerweise für den Berechnungszeitraum eines Jahres oder in einigen Fällen pro Leistungseinheit durchgeführt. Das bedeutet, dass einmalige Ausgaben, die für einen längeren Zeitraum getätigt werden, wie z.B. der Kauf einer Maschine einschließlich der damit verbundenen Installationsaufwendungen oder sonstige einmaligen Maßnahmen, über den gesamten geplanten Nutzungszeitraum verteilt werden. Die Regeln, wie diese durchschnittlichen Kosten pro Zeiteinheit (oder pro Leistungseinheit) errechnet werden, gibt die Kostenartenrechnung vor.

Verweis: Hier finden Sie alle Informationen zur BWL in NPC: Kostenartenrechnung (Grundlagen)

Ferner ist zur Anwendung der Kostenvergleichsrechnung festzuhalten, dass sie nur dann verlässliche Werte liefert , wenn alle Ausgaben im wesentlichen zum Beginn der Entscheidungssituation anfallen. Je mehr diese Bedingungen nicht erfüllt ist – zum Beispiel Vergleich von Kauf und Leasing – umso eher muss man auf eine dynamische Berechnungsmethode überwechseln, wie sie zum Beispiel mit der BWL in NPC: Kapitalwertmethode angeboten wird (siehe dort).

Ausgewählte Berechnungsregeln

Ausgaben, die voraussichtlich während der gesamten Nutzungsdauer in gleicher Höhe anfallen, können in die Kostenvergleichsrechnung unmittelbar als jährliche Kosten übernommen werden.

Ausgaben, deren Höhe sich voraussichtlich während der Gesamtnutzungsdauer in einem voraus bekannten Umfang verändern, werden als durchschnittliche Kosten je Jahr ausgedrückt.

Bei den Personalkosten wird man typischerweise Durchschnittswerte verwenden, so dass nicht die tatsächlichen Kosten einer an einem Arbeitsplatz eingesetzten Arbeitskraft berücksichtigt werden, sondern vielmehr die durchschnittlichen Kosten, die für eine Arbeitskraft mit dem geforderten Anforderungsprofil im Unternehmen bezahlt werden. Es dürfte selbstverständlich sein, dass zu den Personalkosten auch die Kosten der Sozialleistungen – soweit sie vom Unternehmen aufgebracht werden – mit eingerechnet werden müssen. Trotzdem sei es hier noch einmal ausdrücklich erwähnt, weil andernsfalls die tatsächlich anfallenden Kosten zu niedrig veranschlagt würden.

Anmerkung:

Der in der Bundesverwaltung teilweise verwendete Begriff der „Einmalkosten“ für Ausgaben, die einmal anfallen und für einen längeren Zeitraum wirksam sind (zum Beispiel Kauf einer Maschine) ist nicht allgemein üblich und wird deswegen hier nicht weiterverwendet.

Vollkosten oder Teilkosten vergleichen?

► Unter Vollkosten versteht man alle Kosten, die direkt und indirekt mit der Erbringung einer Leistung zusammenhängen. Hierzu gehören nicht nur die anfallenden Fixkosten im untersuchten Bereich sondern auch die Kosten, wie sie zum Beispiel durch administrative Leistungen verursacht werden.

► Unter Teilkosten versteht man im Gegensatz dazu nur einige ausgewählte Kosten, die in der Entscheidungssituation anfallen.

Zur Verdeutlichung:

Fixkosten fallen unabhängig davon an, ob eine Maschine genutzt wird oder ungenutzt „herumsteht“. Bezieht man in einer Entscheidungssituationen diese Fixkosten mit ein, obwohl sie durch die Entscheidung nicht beeinflusst werden können, kommt man zu einem falschen Ergebnis.

Konkret:

Man errechnet Kostenvorteile bei der Entscheidung für eine Lösungsalternative, obwohl diese nicht realisiert werden können. Dies führt zu einer fehlerhaften Entscheidung, weil der auf den ersten Blick kostengünstigeren Alternative noch die nicht einzusparenden Fixkosten der bisherigen Lösung hinzugerechnet werden müssten.

Auch Kostenersparnisse, die tatsächlich nicht realisiert werden können, dürfen in der Kostenvergleichsrechnung nicht berücksichtigt werden. Wären zum Beispiel durch eine Lösungsalternative theoretisch 10 % der Bürofläche einzusparen, ohne dass diese aber anderweitig genutzt oder an einen Dritten abgegeben werden kann, so kann die theoretisch mögliche Kostenreduzierung in der Kostenvergleichsrechnung nicht berücksichtigt werden.

Bei der Frage, wann Vollkosten und wann Teilkosten miteinander vergleichen soll, muss man die konkrete Situation berücksichtigen. In der Literatur gibt es hierzu unterschiedliche Auffassungen.

Unsere Empfehlungen:

► Will man sich eine Vorstellung von den absoluten Einsparungen machen, dürfen nur die veränderbaren Kostenanteile – häufig werden sie in der Literatur auch als marginale Kosten bezeichnet – berücksichtigt werden. Beispiel: Würden in einer Entscheidungssituation die Personalkosten bei allen Alternativen gleich bleiben, können sie bei der Berechnung unberücksichtigt bleiben.

► Will man sich ein Bild von den relativen Einsparungen verschaffen, ist es besser, die Gesamtkosten und die dabei möglichen Kosteneinsparungen (als relativen Wert) zu betrachten. Konkret: Die Einsparung von einer Million Euro ist vergleichsweise gering, wenn die vorherigen Kosten 250 Millionen Euro betragen haben. Anders stellt sich die Situation da, wenn die ursprünglichen Kosten nur 50 Millionen Euro betragen haben.

Ein eklatantes Beispiel dafür, wie Fehlentscheidungen dadurch getroffen werden, dass über längere Zeit immer nur die Teilkosten berücksichtigt wurden, lieferte der Bundesrechnungshof mit einer Untersuchung von BGS-eigenen Tankstellen .

BWL in NPC: BRH sagt "BGS-eigene Tankstellen sind unwirtschaftlich"

Welche Kosten berücksichtigen?

Kostenvergleichsrechnung - Übersicht

► Personalkosten

► Raumkosten

► Betriebsmittelkosten

► Materialkosten

► Fremdleistungskosten

► Gemeinkosten (soweit sie beeinflusst werden können)

Die Abbildung zeigt eine typische Kostenübersicht einer Kostenvergleichsrechnung für drei Alternativen (ohne generelle Gemeinkosten), da diese in der Entscheidungssituation meist nicht beeinflusst werden können.

Die Höhe der Einzelbeträge ergibt sich aus Berechnungen nach der BWL in NPC: Kostenartenrechnung (Grundlagen).

Beispiel: Kostenzusammenstellung zu KVR

Aufgabenstellung

In einem Verband müssen je Jahr 1800 Anträge von Mitgliedern für einen Zuschuss zu Fortbildungsmaßnahmen bearbeitet werden. Derzeit sind damit zwei Personen voll ausgelastet. Da diese Kräfte an anderer Stelle neue Aufgaben übernehmen sollen, stellt sich folgende Entscheidungssituation:

Alternative A:

Zwei neue Kräfte einstellen und von diesen die Aufgaben ausführen lassen. Hierbei entstehen Personalkosten (einschl. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung) in Höhe von 90.500 Euro je Jahr. Für neue technische Ausstattung müssen weitere Kosten in Höhe von 31.113 Euro je Jahr veranschlagt werden.

Alternative B:

Ein externes Dienstleistungsunternehmen mit der entsprechenden Qualifikation (durch Referenzen nachgewiesen) nennt folgende Konditionen: · Unabhängig von der Anzahl der zu bearbeitenden Vorgänge wird eine Pauschale von 23.000 Euro im Jahr berechnet. · Für jeweils 100 Vorgänge werden 3.200 Euro in Rechnung gestellt. · Zu diesen Beträgen kommt jeweils die gesetzliche Mehrwertsteuer (16%) hinzu. . Für die interne Abwicklung (Verträge, Kontrolle der externen Arbeit, Abrechnung) sollen pro Monat 800 € veranschlagt werden.

Frage: Welche Alternative sollte bei ausschließlicher Berücksichtigung der Kosten gewählt werden?

Lösungshinweis

Eine Zusammenstellung der Werte enthält die Abbildung.

Kostenvergleichsrechnung; Beispiel

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