Google Sheets-Kochbuch: Tabellen vor dem Bearbeiten schützen und Bereiche freigeben

Hier wird das Freigeben und Schützen von Tabellen aus einer eigenen Ablage beschrieben. Bei geteilten Ablagen werden die Rechte zum Bearbeiten auch über die Ablage vergeben, so dass manche Rechte nicht vorhanden sein können, und diese Beschreibung hier möglicherweise nicht vollständig anwendbar, aber übertragbar ist.

Um Tabellen oder Bereiche von Tabellen zu schützen, bzw. schützen zu müssen, muss man diese erst einmal freigeben. Wenn die Datei nicht freigegeben ist, benötigt sie natürlich auch keinen Schutz. Nur Sie selbst können dann auf die Datei zugreifen.

Tabelle freigeben

Google Sheets: Datei freigeben

Um eine Datei freizugeben, wählen Sie aus dem Menü Datei->Freigeben->Für andere freigeben.

Für Personen und Gruppen freigeben

Es öffnet sich nun das Fenster Für Personen und Gruppen freigeben. Im Beispiel sehen Sie, dass die Datei für einen weiteren Mitbearbeiter (oder eine Gruppe) freigegeben ist.

Darunter ist mit Link abrufen eine Option, die Datei für alle freizugeben.

Geben Sie die Datei frei, haben Sie mehrere Optionen, wie die Datei freigegeben werden soll.

• Betrachter: Kann die Daten in der Datei lesen.
• Kommentator: Kann Kommentare zur Datei hinzufügen.
• Mitbearbeiter: Kann die Datei bearbeiten und in der Voreinstellung die Datei auch für andere freigeben.

Einem Mitbearbeiter können Sie auch die Eigentümerschaft an der Datei übertragen. Der Eigentümer kann Ihnen allerdings die Rechte an der Datei entziehen.

Hinter dem Zahnrad verbergen sich die Freigabeeinstellungen. Hier können Sie folgende Optionen deaktivieren:

• Bearbeiter dürfen Berechtigungen ändern und freigeben
• Betrachter und Kommentatoren sehen die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren
  • Wenn Sie diese Option deaktivieren, kann ein Betrachter natürlich immer noch zur Not einen Screenshot anfertigen, um die Daten zu kopieren.

Wenn nur Teile der Tabelle gelesen werden sollen, muss grundsätzlich der lesende Zugriff auf die gesamte Tabelle erlaubt sein. Wenn Teile der Tabelle geschrieben werden sollen, muss grundsätzlich der schreibende Zugriff auf die gesamte Tabelle erlaubt sein. Das hat den Nachteil, dass bspw. neue Tabellenblätter immer eingefügt werden können, wenn der schreibende Zugriff erlaubt ist.

Teile von Tabellen vor Lesezugriff schützen

Um Tabellen oder Teile von Tabellen vor Lesezugriff zu schützen, können Sie die die Tabellen oder Spalten/Zeilen ausblenden. Es ist dann für Menschen mit Lesezugriff (Betrachter) zwar noch sichtbar, dass diese Tabellen vorhanden sind, sie können aber nicht eingeblendet werden.

Wenn Diagramme sichtbar sind, deren Daten auf ausgeblendeten Blättern vorliegen, ist grundsätzlich der Zugriff auf diese Daten aber möglich.

Bereiche von Tabellen vor Schreibzugriff schützen

Bearbeiten von Bereichen beschränken

Bei diesem Vorgehen ist das Bearbeiten des Tabellenblattes grundsätzlich erlaubt, nur der Zugriff auf bestimmte Bereiche wird eingeschränkt.

• Geben Sie dem Nutzer die Tabelle als Mitbearbeiter frei.
• Wählen Sie auf dem Tabellenblatt den zu schützenden Bereich aus.
• Menü: Daten->Tabellenblätter und Bereiche schützen
• Entfernen Sie den Haken hinter dem jeweiligen Benutzer oder der Gruppe, die keinen Schreibzugriff haben soll.

Geschützte Bereiche anzeigen

Über Ansicht->Einblenden->Geschützte Bereiche kann ein eingeschränkter Benutzer sehen, welche Bereiche er nicht bearbeiten darf. Diese werden dann grau schraffiert hinterlegt. Diese Ansichtsoption gilt pro Benutzer.

Bereiche von Tabellen freigeben

Einen Bereich auf einem Tabellenblatt freigeben.

Bei diesem Vorgehen ist das Bearbeiten des Tabellenblattes grundsätzlich verboten, nur der Zugriff auf bestimmte Bereiche wird erlaubt.

• Geben Sie dem Nutzer die Tabelle als Mitbearbeiter frei.
• Wählen Sie auf dem Tabellenblatt den zu schützenden Bereich aus.
• Menü: Daten->Tabellenblätter und Bereiche schützen
• Wählen Sie den Reiter Tabellenblat
• Markieren Sie Bestimmte Zellen ausgenommen
• Legen Sie einen Namen fest (optional).
• Berechtigungen festlegen
• Entziehen Sie allen anderen Menschen mit Schreibberechtigung auf die Datei das Bearbeitungsrecht.
• Fertig

Es ist nicht möglich einem Nutzer mit Betrachter-Zugriff, den schreibenden Zugriff auf einen Teil einer Tabelle freizugeben.

Die Beispiele auf dieser Seite wurden getestet: 04/2022