Google Sheets-Kochbuch: Datenbankfunktionen

Die Datenbankfunktionen erlauben es besonders leicht nach Datensätzen mit mehreren Kriterien zu suchen, sie zu addieren, subtrahieren, sie zu zählen usw. Haben Sie z.B. eine Tabelle mit Buchungen, und möchten die Summe der Buchungen zwischen zwei bestimmten Daten herausfinden - z.B. zwischen dem 01.04. und dem 30.04. - dann ist das mit Datenbankfunktionen leicht zu lösen. Auch komplizierte Fälle - die Summe soll z.B. nur bestimmte Kategorien umfassen (nur Einnahmen, nur in €, nur von einer bestimmten Person) - lassen sich mit diesen Funktionen relativ unkompliziert darstellen.

Alle diese Aufgaben lassen sich natürlich auch mit QUERY lösen, die Datenbankfunktionen finde ich häufig etwas übersichtlicher.

Die Beispieltabelle für diese Seite finden Sie unter Beispieltabellen - Buchhaltung

DSUM

Als Beispiel für die Syntax der Datenbankfunktionen soll die Funktion DSUM dienen. Die Beispieltabelle zur Buchhaltung soll ausgewertet werden.

Abschnitt aus der Beispieltabelle Buchhaltung.

Filtern nach einer Kategorie für DBSUM-Funktion.

• Der gelbe Bereich definiert die Bedingungen, nach denen gefiltert werden soll. Die Spaltenüberschriften müssen denen in der Tabelle entsprechen. Im ersten Beispiel soll nur nach der Kategorie gefiltert werden, hier im Beispiel nach dem "Gehalt".

Im grünen Bereich erfolgt die Auswertung, die DSUM-Funktion in Zelle G5 lautet:

• =DSUM(A1:E17;"Betrag";G1:K2)
  • Wir summieren im Bereich A1:E17 in der Spalte "Betrag" nach den Bedingungen im Bereich G1:K2.

Wir fügen weitere Filterkriterien hinzu, ohne dass wir die Funktion in Zelle G5 anfassen müssen.

Mehr Bedingungen in der DSUM-Funktion.

• Der Code in Zelle G5 bleibt gleich.
• Wir suchen Daten größer gleich dem 01.02.2024 und kleiner oder gleich dem 31.08.2024. Der Betrag soll größer sein als 1.000 (€).

Die Anzahl der Kriterien kann beliebig groß sein, sie werden über ein logisches UND verknüpft.

Kriterien als Array-Konstanten

Statt mit Bereichen können wir mit Array-Konstanten arbeiten.

• =DSUM(A1:E17;"Betrag";{"Datum";">=01.02.2024"})
  • Wir summieren die Beträge, deren Datum größer oder gleich dem 01.02.2024 ist.

Weitere Kriterien übergeben wir als Zeilenarray.

• =DSUM(A1:E17;"Betrag";{{"Datum";">=01.02.2024"}\{"Datum";"<=31.08.2024"}})
  • Wir summieren die Beträge zwischen und einschließlich dem 01.02.2024 und dem 31.08.2024.

Das geht mit beliebig vielen Bedingungen, wobei alle Bedingungen erfüllt sein müssen.

• =DSUM(A1:E17;"Betrag";{{"Datum";">=01.02.2024"}\{"Datum";"<=31.08.2024"}\{"Betrag";">0"}})
  • Wieder suchen wir zwischen dem 01.02. und dem 31.08. (einschließlich), aber nur nach Beträgen größer 0 (Einnahmen).

Die Ungleichheit wird mit <> ausgedrückt.

• Die zu summierende Spalte kann auch als Spaltennummer angegeben werden, die ganz links stehende Spalte trägt die Nummer 1.
  • =DSUM(A1:E17;2;{"Datum";">=01.02.2024"})

Weitere Datenbankfunktionen

Die weiteren Datenbankfunktionen finden Sie in der Google Hilfe. Datenbankfunktionen

Besonders interessant finde ich noch:

• DCOUNTA
  • Zählt die Anzahl der Werte, auch der nicht-nummerischen
• DGET
  • Liefert den Wert einer Zelle zurück, deren Zeile durch die Filterbedingen bestimmt wurde. Wird mehr als eine Zelle gefunden, erhält man eine Fehlermeldung.

Die Beispiele auf dieser Seite wurden getestet: 07/2024