Datensicherung/ Prioritäten setzen

Die Daten passen nicht auf das Sicherungsmedium. Was kann man tun?

Wie kann man den Aufwand verringern, ohne große Abstriche an der Sicherheit zuzulassen?

1. Daten nach Wichtigkeit sortieren
2. Aktuelle Daten von den alten Daten trennen
3. Veränderliche Daten von den unveränderlichen Daten trennen
4. Die Häufigkeit der Datensicherung reduzieren

Betrachten wir nacheinander diese Methoden.

Daten nach Wichtigkeit sortieren

Die Wichtigkeit von Daten kann man nach verschiedenen Kriterien beurteilen:

• Wie viel Arbeit wurde für die Erstellung der Daten aufgewendet?
• Ist es überhaupt möglich, die Daten wiederherzustellen?
• Wenn es möglich ist: Wie schwierig wäre es, die Daten wiederherzustellen?

In selbst erstellten Texten und anderen Office-Dokumenten steckt in der Regel viel Arbeit. Wenn Sie das Dokument ausgedruckt und abgeheftet haben, ist es im Prinzip wiederherstellbar, wenn auch mit beträchtlichem Aufwand. Wenn kein Ausdruck existiert, ist es nicht wiederherstellbar.

Verloren gegangene Fotos können in der Regel nicht ersetzt werden, ein Verlust könnte emotional schwerwiegend sein.

Downloads können meist mit einem erträglichen Aufwand erneut heruntergeladen werden.

Das Betriebssystem und die Programme sollten vorrätig oder leicht beschaffbar sein. Eine Neuinstallation kann zwar aufwändig sein, ist aber nicht allzu schwierig.

Aktuelle Daten von den alten Daten trennen

Die Zahl der auf Ihrer Festplatte gespeicherten Dokumente wächst von Jahr zu Jahr. Entsprechend wächst der Zeitaufwand für eine komplette Datensicherung sowie der Speicherplatzbedarf. Ein gelegentliches Aufräumen (Löschen) alter Dateien mildert das Problem, behebt es aber nicht. Andererseits können Sie pro Tag nur eine begrenzte Menge an Dokumenten bearbeiten. Ein immer größer werdender Teil der gespeicherten Dokumente ist schon „seit Ewigkeiten“ nicht mehr verändert worden. Typischerweise sind deutlich weniger als 10% der Daten in den letzten 30 Tagen verändert worden. Die Aufteilung der Daten in aktuelle, die häufig gesichert werden, sowie alte Daten, die nur selten gesichert werden brauchen, ist eine der möglichen Lösungen des Problems.

Wie trennt man diese Daten? Manuell oder automatisch?

• XCOPY, ROBOCOPY und andere Dienstprogramme können Dateien abhängig von ihrem Alter kopieren. Beispielsweise kann man alle Dateien, die älter als drei Jahre sind, an einen anderen Speicherort verlagern. Beim Kopieren entsteht am neuen Speicherort die gleiche Verzeichnisstruktur wie am alten Ort. Diese Methode ist nicht allzu schwierig und erfordert kaum Zeitaufwand. Die Methode hat aber schwere Mängel:
  1. Dateien, die thematisch zusammengehören, werden auseinander gerissen. Findet man eine Datei im bisherigen Verzeichnis nicht mehr, muss man aufwändig in ein anderes Verzeichnis wechseln.
  2. In der täglichen Arbeit werden Dateien und Verzeichnisse umbenannt, verschoben und anders geordnet. Im Laufe der Jahre ändert sich die Verzeichnisstruktur und wird der früheren Struktur immer unähnlicher. Dadurch wird das Wiederfinden alter Dateien zunehmend schwieriger.

• Besser, wenn auch aufwändiger, ist die manuelle Methode. Abgeschlossene Vorgänge, alte Rechnungen und Steuererklärungen, Kündigungen und Bestellungen, abgeschlossenen Briefwechsel und ähnliches kann man von Zeit zu Zeit auf eine andere Partition verschieben, die weniger oft gesichert wird. Am früheren Speicherort hinterlässt man eine Verknüpfung zum neuen Speicherort, dadurch können die Daten jederzeit leicht wiedergefunden werden.

Veränderliche von den unveränderlichen Daten trennen

Manche Daten werden nach dem erstmaligen Speichern nicht verändert. Dazu gehören E-Mails, PDF-Dokumente, ZIP-Archive, MP3-Dateien und Downloads. Es ist sinnvoll, diese Dateien von Anfang an separat anzuordnen. Bei diesen Daten braucht man keine früheren Versionen

Häufigkeit der Datensicherung reduzieren

Manche Datenarten werden nicht jeden Tag verändert. Ein typisches Beispiel sind Fotos. Fotos werden in der Regel nicht bearbeitet, Veränderungen bestehen meist nur im Hinzufügen neuer Fotos. In den meisten Fällen werden neue Fotos nicht jeden Tag hinzugefügt, sondern in mehrtägigen Abständen. Es genügt vollauf, Fotos an den Tagen nach Veränderungen zu sichern.