Privat-Ablage-System nach Quell-Kategorien

Dieses Buch steht im Regal Anleitungen.

Zielsetzung

Es soll eine Möglichkeit vorgestellt werden, private Dokumente einfach, schnell, mit geringen Kosten, wiederauffindbar zu sortieren und zu Archivieren (Ablegen).

• Zusammenfassung des Projekts:

Privat-Ablage-System nach Quell-Kategorien

(kostengünstige Ablage der Privatkorrespondenz alphabetisch unter dem Namen des Kommunikationspartner)

Prolog:

Papierkram hat jeder zu Hause und notfalls wird sogar der Küchentisch zum Schreibtisch. Schnell mal mit einer Überweisung die lästige Rechnung bezahlt, aber wo hab ich denn die 10 Überweisungsträger von der Sparkasse? Keine Ahnung ! Hätten die nicht einen ausgefüllten Überweisungsvordruck mitschicken können, wie die andern auch? Jetzt muss ich damit extra zur Sparkasse, bei dem Aufwand ziehe ich denen 10% Skonto ab.

„Tja mit ein bisschen Ordnung wäre das leicht zu finden“, sagt meine Mutter und schaut sich in meiner Küche um, als möchte sie gleich hier damit anfangen.

Ich verabschiede sie schnell und sag: „Ich hab noch viel zu tun.“

Einführung:

Wer kennt das nicht? Irgend ein Amt verlangt ausführlich und umfassend Auskunft über alle Lebenslagen und möchte dazu auch noch alle Nachweise wie Mietvertrag, Kontoauszüge (ein Jahr rückwirkend!), Lohnzettel und, und, und... Sonst gibt’s nichts. Da geht die Sucherei los, wir schmeißen doch nichts weg, das muss doch da sein und die Sparkasse verlangt für jeden nachträglich erstellten Kontoauszug 2 Euro. Lohnt sich da der Antrag überhaupt noch, wenn ich meine Kontoauszüge von vor Monaten nicht finde? Da sind ja die Kartons in denen ich alles Papier, das von draußen reinkam, abgelegt habe, sogar chronologisch, die Sonntagszeitung von letzter Woche liegt oben auf und was das darunter ist, ist bestimmt alter Kram, nach dem ich jetzt verzweifelt suche. Das kann ja das ganze Wochenende dauern! Also, die Sonntagszeitung kann ich ja wegschmeißen oder lieber doch nicht, die brauch ich noch für die Meerschweinchen, nee, nicht zum lesen, als Altpapier. Das war ja schon ganz leicht, eine Kategorie habe ich schon, nach dem zukünftigen Bestimmungsort Meerschweinchenkäfig. Als nächstes die Energie-Rechnung der Stadtwerke für Strom, Gas, Fernwärme. Wo kommt das hin? Wohnung oder Haushalt? Oder Ausgaben? Oder Rechnungen? Ich sammle mal alle Rechnungen an einem Ort... ...so den Karton hab ich jetzt leer. Ich hab auch schon alles, was das Amt von mir will, auf einen Haufen geschmissen. Jetzt müsste man nur noch ein bisschen Ordnung reinbringen. Ich hab auch schon im Internet nachgesehen, wie andere das wohl machen und welche Kategorien die benutzen, um ihre Sachen wiederzufinden. Aber jedes mal, wenn ich denke, ich habe für ein Papier die richtige Kategorie gefunden, bietet sich mir auch die eine oder andere an. Kein Grund zum Verzweifeln! Hauptsache ordentlich, aber wie soll ich das dann wiederfinden, wenn ich nächstes Jahr wieder einen Antrag stellen muss?

Ich brauche ein einfaches logisches Konzept, mit dem ich zwingend immer denselben Ordner finde, sowohl beim Ablegen als auch beim Suchen.

Jetzt liegt der Tisch, das Bett, der Fußboden voll mit Papieren. Wie soll ich heute Nacht schlafen? Ach egal, das lassen wir ausfallen. Vielleicht werde ich dann doch noch irgendwann fertig.

Ich bin dann doch im Sessel eingeschlafen, ein wenig unbequem und da sind mir wohl die vielen Kategorien im Kopf herumgegangen vor dem Einschlafen. Und ich hab’s, die Lösung! Ein einfaches Rezept, wie ich meine Papiere ablegen kann. Eigentlich bin ich ja gestern schon darüber gestolpert. So wie alles, hat auch Papier einen allerletzten Bestimmungsort. Bei mir ist das das Altpapier. So hat natürlich jedes Papier auch einen Ursprungsort. Nein, nicht die Papiermühle, dazu hätte ich den gordischen Knoten nicht zu lösen brauchen. Ich meine den Inhalt, genauer den Absender und den Verfasser des Schriftstücks.

Ein Geniestreich! Ich teile jetzt die Schriftstücke nach dem Ursprung, in der Regel nach Absendern und alphabetisch ein. Aber was mach ich mit dem Amt und den vielen Papieren, die das Amt haben will? Reiß ich alles wieder auseinander? Nein! Ich hab jetzt von allem, was die haben wollen, eine Kopie gemacht und mit dem Antrag abgeheftet. Ah, fertig! Endlich. Ach, ich hab dann noch mal im Internet nachgesehen und herausgefunden, dass auch andere vor mir so genial waren - das schmälert aber meine Leistung nicht ein bisschen. Ich hab’s schließlich fast ganz alleine geschafft.

Praxis:

Die liegende Ablage

Das beste ist; du kannst sofort anfangen, deine Papiere zu sortieren. Was dazu benötigt wird, hast du bestimmt zu Hause:

• Kopierpapier (Keine Angst, es fällt beim Sortieren genügend Altpapier an, mit freier Rückseite, das du für diesen Zweck verwenden kannst)
• Kugelschreiber (optimal: dicker schwarzer Filzstift. Es kann auch mit dem Drucker beschriftet werden, das ist schöner, bremst dich in dieser Phase aber nur aus)

• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier
• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier auf DIN A5 falten
• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier gefaltet
• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier beschriftet
• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier gefaltet und beschriftet
• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier geöffnet
• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier geöffnet mit Einlage
• 
  Schnellaktendeckel:
  Blatt DIN A4 Kopierpapier geschlossen mit Einlage

Schnapp dir den obersten Zettel von deinem Stapel, beschrifte, wie oben beschrieben einen Schnellaktendeckel mit dem Absendernamen und schon hast du die erste provisorische Akte fertig. Entscheide nun, ob die "Akte" einfach nur aufgehoben werden muß ( das heißt abgelegt werden kann ) oder ob noch irgend etwas getan werden muß z.B. Rechnung bezahlen, Antrag stellen etc. Erstelle für diese Fälle zusätzlich einen Projektordner und sorge dafür, dass das Projekt nicht vergessen wird (weil: aus den Augen aus dem Sinn ). Ergebnis zwei Stapel in unserer liegenden Ablage: Der Ablagestapel, wenn möglich, alphabetisch sortiert und der Projektstapel nach Dringlichkeit. Wenn ihr soweit vorgedrungen seid, werdet ihr sicher gemerkt haben, daß es eine Sorte von Papieren gibt, die sich durch ihre Größe wehren und herausfallen, die Kleinformate wie Kassenzettel, Scheckkarten, Notizzettel u.s.w Das wird dann eben vorläufig unser dritter Stapel. Eine Lösung ist in Sicht.

Die liegende Ablage mit Aktendeckeln

Benötigt werden dazu nur zusätzlich:

• Aktendeckel (Aktendeckel chamois, gefalzt, 250g/qm Recyclingkarton, 100er Pack)

• 
  Aktendeckel DIN A4
• 
  Aktendeckel DIN A4
  aus DIN A3 Recyclingpapier
  auf DIN A4 gefaltet
• 
  Aktendeckel DIN A4
  geöffnet mit Einlage
• 
  Aktendeckel DIN A4
  mit beschriftetem Schnellaktendeckel
  als Reiter

Back to the Roots, die archaisch anmutende Form des Aktendeckels wurde gewählt, um die Kosten für die Neuanlage einer Akte (0,12-0,15 Euro) so gering wie möglich zu halten. Denn die Anlage übergeordneter Kategorien, um Ordner zu sparen, würde das ganze System unterlaufen. Im Gegenteil: Um zu dicke Aktendeckel zu vermeiden, können aus einer dicken Akte mehrere dünne werden z.B. durch Angabe der Organisation und der Abteilung:

• Agentur für Arbeit - Kindergeldkasse
• Agentur für Arbeit - Arbeitslosengeld
• Agentur für Arbeit - Arbeitsvermittlung

oder durch zusätzliche Angabe einer Jahreszahl:

• Agentur für Arbeit - 2008
• Agentur für Arbeit - 2009

oder durch Trennen von langfristig und kurzfristig wichtigen Dokumenten:

• Walter-Scheel-Schule - Elternbriefe - 2009
• Walter-Scheel-Schule - Zeugnisse

Die stehende Ablage

Voraussetzungen:

• Aktendeckel chamois, gefalzt, 250g/qm Recyclingkarton, 100er Pack

und

• Stehsammler aus Karton 5st.

hilfreich zusätzlich:

• Fouldback Klammern 19mm 12st.

(Hilfreiche "Zwicker" für Projektordner, die auch mal mitgenommen werden müssen)

• 
  Aktendeckel DIN A4 mit Reiter und Fouldback Klammer oben
• 
  Aktendeckel DIN A4 mit Reiter und Fouldback Klammer an der Seite
• 
  Stehsammler mit Einlagen und Fouldback Klammer im Vordergrund
• 
  5 Stehsammler mit Einlagen und provisorischer alphabetischer Ordnung

Die Foldback Klammern eignen sich für unser System gut, weil sie auch ohne zusätzliche Arbeit "schnell mal was zusammenhalten" ohne die Einlagen zu beschädigen.

Im Stehsammler nähmen die Fouldback Klammern aber zuviel Platz weg und würden sich verhaken.

Diese 5 Stehsammler fassen ca. einhundert (mehr oder weniger) gefüllte Aktendeckel; und sind damit schon so voll, daß es Zeit wird, den nächsten Satz zu kaufen.

Theorie

Ursprungs-Ordnung

Quellkategorien:

Quellkategorien werden nach dem Ursprung, der Entstehung eines Schriftstücks, benannt.

Schule, Universität, Firma, Amt, Gesellschaft, Verein, Bank, Stadtwerke, Verkehrsverbund, Laden,

Kommentar:

Quellkategorien sind vorzuziehen, weil sie Selbsterklärend sind und einen deutlichen Hinweis darauf geben, wo die Papiere einzuordnen sind, nämlich nach ihrer Herkunft.

Ausnahme: Selbst verfasste Dokumente werden beim Empfänger eingeordnet, dem Ursprung zukünftiger Antworten.

Hinweis:

Diese Ordnung verwenden wir in dieser Anleitung für die Ablage der Originale.

Merke:

Die Quellkategorie wird aus dem Adressfeld des Absenders generiert; in dem Format:

Organisation-Abteilung (-Jahr) bei Firmen, Ämtern etc. oder

Verfasser (-Jahr) bei Privatpersonen.

(Weiterführender Fachbegriff: Provenienzprinzip)

Chronologische-Ordnung

Die Dokumente werden nach dem Erstellungsdatum sortiert. Ältere unten (hinten), jüngere oben (vorn).

Hinweis:

Die chronologische Ordnung ist die natürliche Ordnung in deiner Akte.

Beispiel: Auch deine Bankauszüge sind chronologisch, aber auch numerisch geordnet.

Alphabetische-Ordnung

Bei der alphabetischen Sortierung werden die Akten in der Reihenfolge der Buchstaben im Alphabet angeordnet, dabei wird die Ordnung der einzelnen Buchstaben in Schriftrichtung ermittelt.

Hinweis: Diese Ordnung verwendet diese Anleitung für Akten und Stehsammler der Ablage.

Sachgebiets-Ordnung

Sachkategorien:

Sachkategorien sind übergeordnete Begriffe, die thematisch zusammenfassen.

Erste Ordnung

Beruf, Bildung, Staat, Unterkunft, Wirtschaft, Soziales, Persönliches, Freizeit, Projekte, Finanzen, Gesundheit, Haushalt

Zweite Ordnung

Verschiedenes, Verträge, Rechnungen, Garantien, Personalien, Zeugnisse, Kontoauszüge, Versicherungen, Gebrauchsanweisungen, Einnahmen, Ausgaben, Geschenke, Haushaltsbuch,

Kommentar:

Sachkategorien werden nach der Zusammengehörigkeit geordnet.

(Weiterführender Fachbegriff: Pertinenzprinzip)

Sachkategorien haben zwar den Vorteil, dass sie Zusammenfassend wirken (Bildung: Schule, Uni, Lehre, Lehrgang etc.) aber es Zweifel über die Einordnung geben könnte.

Beispiel:

Gehören Stadtwerkerechnungen zu Wirtschaft-Konsum oder Unterkunft-Versorgung-Energie? Und wie ist das mit der Wasserrechnung? Ist Wasser nicht auch ein Lebensmittel?

Deshalb sind Kopien oder Verweise (Links) auf den Ablageort nötig. Wer in der Ablage ohne die Abstraktionsebene nicht auskommt, sollte diese separat generieren und nur mit Kopien oder Verweisen (Links) zum Ablageort ausstatten.

Die Sachkategorien übernähmen dann die Aufgabe eines Akten-, Schriftstück- und Inhaltsverzeichnisses nach Themen und Schlagworten.

Hinweis:

Diese Ordnung verwenden wir in dieser Anleitung für Projektordner (z.B Überweisen )

Chaotische-Ordnung

Vereinfacht ausgedrückt wird ein Objekt bei der chaotischen Ordnung in dem nächsten passenden, freien Behälter untergebracht und registriert. Dieses verblüffend einfache Verfahren steht und fällt mit der "Registratur". Schon eine einfache Textverarbeitung mit Suchfunktion könnte die Aufgabe der Registratur-Datenbank übernehmen. Sie enthält den Objektnahmen, Objektstichworte und den Objektlageort. Der Objektlagerort wird haufig Numerisch oder Alphanumerisch beschrieben.

Professionelle Anwendung der chaotischen Ablage: Computergesteuertes Hochregallager.

Probleme:

• Gehen die Registraturdaten verloren, sind die Objekte, im günstigsten Fall, nur noch schwer zu finden.
• Die Registratur muss nach jeder Bewegung aktualisiert werden.

Hinweis:

In dieser Anleitung wird die chaotische Ablage nicht für Dokumente verwendet. Die chaotische Ablage eignet sich im Haushalt allenfalls für Gegenstände,die sich nur schwer Sachkategorien, beispielsweise wegen ihrer Größe, zuordnen lassen und auf die nur selten zugegriffen wird.

Tip:

Legen sie für den Lagerort ( Karton ) eine lokale manuelle Registratur an, die bei Entnahmen leichter aktualisiert werden kann; und im Notfall als Backup dient. Werden die Objekte in einer Tabelle (Datenbank) registriert, können sie nach Lagerort sortiert und ausgedruckt werden.

Format-Ordnung

In Bibliotheken werden zum Beispiel Atlanten und andere Großformate gesondert in einem eigenen Regal aufbewahrt.

Numerische-Ordnung

In der Numerischen Ordnung werden die Objekte in der Reihenfolge, üblicherweise, der Natürlichen Zahlen geordnet.

Beispiel: 1,2,3,...

Auch eine numerische Unterordung ist denkbar. Beispiel: 1.1, 1.2, ..., 2.1, 2.2, ...

Alpha-Numerische-Ordnung

Die Objekte werden z.B. erst nach alphabetischer Reihenfolge und dann nach numerischer Reihenfolge sortiert.

Beispiel:

C7 entspräche Regal C Fach 7.

Lokale-Ordnung

Kundendaten könnten zum Beispiel nach Vertriebsgebieten zugeordnet werden.