Betriebswirtschaft/ Standard-Geschäftsprozesse/ Projektkultur und Projektmanagement

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Grundlagen

Vorwort

Mit der Dynamisierung des wirtschaftlichen Lebens und der wirtschaftlichen Systeme kriegt das - nicht gerade ganz neue - Thema Projektmanagement in vielen Unternehmen eine völlig neue Bedeutung. Den Projekten wird im aktuellen Wirtschaftsleben überwiegend ein besonderer Rationalisierungseffekt zuerkannt. In manchen Unternehmen betont man in diesem Zusammenhang mittlerweile auch projektbezogene Trends besonders stark, es geht die Rede von der unternehmenseigenen "Projektkultur".

Aber auch negative Auswirkungen dieses Trends sind nicht zu übersehen: Die starke Projektbetonung führt bei manchem Mitarbeiter regelrecht zu einer "Projektitis", gemeint ist damit die Einordnung einfachster operativer Tagesaufgaben in eine Projektstruktur, was dann unter den Mitarbeitern wiederum zu erhöhtem "Best-project-in-firm"-Wettbewerbs-Bürokratismus führt. Die Rückbesinnung auf und die Beförderung von Kollegen, die ihr Tagesgeschäft dauerhaft und langfristig gut erledigen, tut manchen Unternehmen vielleicht genau so gut, wie umgekehrt anderen Unternehmen eine etwas projektorientiertere Kunden- und Marktbehandlung.

Nichtsdestotrotz: Konkretes Projektmanagement hat den Ruf, bei großen Projekten die Erfolgsquote zu erhöhen.

Beginnen wir - wie in der Betriebswirtschaftslehre ja üblich - also mit den Basics: Was ist Projektmanagement, was ist überhaupt ein Projekt?

Projekte

Allgemeine Bedeutung

Die Sprachwurzel für das Wort Projekt finden wir im Lateinischen: Aus dem lateinischen Verb "proiacere" (vorwerfen) leitet sich das Partizip perfect "proiectum", zu deutsch: "das nach vorn geworfene" ab.

"Als Projekt wird umgangssprachlich somit ein besonderes Vorhaben in der Zukunft bezeichnet, das Entwurfscharakter hat ." In Deutschland wurde der Projektbegriff sogar standardisiert, siehe hierzu jetzt die Ausführungen im folgenden.

Projekte im Wirtschaftsleben

Beispiele für Projekte finden sich aber nicht nur im umgangssprachlichen allgemeinen Gebrauch, sondern auch im Wirtschaftsleben schon recht viele: Typische Vorhaben mit Projektcharakter sind etwa der Bau eines Kraftwerks, der Börsengang einer Aktiengesellschaft, die Neuorganisation bzw. Restrukturierung eines Betriebs, die Vorbereitung der Serienfertigung eines pharmazeutischen Produkts, die Entwicklung eines neuen Automobils, der Umzug einer Betriebsstätte oder die Planung und Inszenierung einer Theatervorführung an einem privat finanzierten Boulevardtheater.

Betriebswirtschaftliche und standardisierte Definitionen

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben oder eine einmalige Aufgabe im Unternehmen oder im Unternehmensverbund, welches zeitlich befristet, relativ innovativ und risikobehaftet ist sowie i.d.R. eine erhebliche Komplexität aufweist. Es wird aufgrund seiner Schwierigkeit und Bedeutung von mehreren Personen durchgeführt.

Das Projektmanagement sorgt dafür, daß die Projekte in der gewünschten Qualität und im Rahmen der geplanten Kosten und Termine abgeschlossen werden (nach: Thommen/Achleitner: ABWL, S. 865 in der 2. Auflage sowie Gablers Wirtschaftslexikon "Projekt").

Nach der von der DIN 69901 standardisierten Definition handelt es sich bei einem Projekt um ein

"Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.

• Zielvorgabe,
• zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen,
• Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben,
• projektspezifische Organisation ."

Zeitlicher Aufbau eines Projekts

Je nach seinem Ziel und der Aufgabenstellung haben Projekte einen unterschiedlichen zeitlichen Aufbau, der aber oftmals der folgenden Einteilung folgt:

1. Vorüberlegung: Was soll das Projekt beinhalten, welchen Erfolg verspricht es?
2. Lasten- und Pflichtenheft: wie sollen die Ziele konkret umgesetzt werden?
3. Ressourcenplanung: Wer soll am Projekt teilnehmen, wie soll die Projektstruktur sein (siehe dazu auch "Projektstrukturplanung", welche Ressourcen und Kapazitäten (Räume) werden noch gebraucht?
4. Kosten- und Erlösplanung: Ermittlung eines konkreten Kostenbedarfs, evtl. auch der erwarteten Erlöse.
5. Zeitplanung: Welche Aufgaben brauchen wieviel Zeit?
6. Projektstart, evtl. durch ein explizites "Kickoff"-Treffen.
7. Durchführung der einzelnen Projektphasen, evtl. Rückmeldung bzw. Abschluß der einzelnen Phasen durch sog. Meilensteine
8. Abnahme einzelner Meilensteine oder des gesamten Projekts durch die betroffenen Fachabteilungen des Unternehmens. Hier ggf. Testreihen.
9. Übernahmeplanung: Wie fügt sich das Projektergebnis in bestehende Strukturen ein (Bsp. Mitarbeiter-Schulungen planen bei Neueinführung von Softwaresystemen, Daten übergeben)
10. Produktivsetzung des Projekts (Big Bang oder gleitend)
11. Nachkontrolle, Nachbetreuung, abschließende Ergebnisbetrachtung, ggf. Kickout-Treffen.

Je nachdem, um welches Projekt es sich handelt, kann ein Projekt relativ schnell abgeschlossen werden, etwa die Einführung einer Software, der Bau eines Einfamilienhauses. Manchmal geht es aber auch in erhebliche Folgetätigkeiten über, die Markteinführung eines neu konstruierten PKWs bringt mitunter auch die Entwicklung neuer Maschinen oder Ähnliches mit sich. Manche Projekte wirken auch recht lange in die Zukunft, etwa der Abbau eines Braunkohleflözes mit den notwendigen Maßnahmen zur Abraumbeseitigung oder der Bau eines Kernkraftwerkes, bei dem die Lagerung und der Zerfall des dabei entstehenden Mülls bis heute in vielen Ländern ein Problem darstellen.

Projektmanagement

Als Projektmanagement bezeichnet man die Planung, (Durch-)Führung und Organisation von Projekten. Sie beinhaltet somit (auch gem. DIN) "die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projekts". Da Projekte zielbezogen sind, steuert das Projektmanagement verschiedene Einzelaktivitäten der am Projekt Beteiligten oder vom Projekt Betroffenen bezogen auf die Projektziele (oder versucht zumindest eine Steuerung).

In der betriebswirtschaftlichen Konkretisierung kann man auch sagen: Ein Projektmanagement hilft dabei, daß die Projekte zielbezogen umgesetzt und in der gewünschten Qualität und im Rahmen der geplanten Kosten und Termine abgeschlossen werden.

Vorüberlegungen

Gemäß Kern hat ein Projekt Zielkonflikte zwischen der zu erbringenden Leistung bzw. Qualität, der zur Verfügung stehenden Zeit und den für die Projekterbringung notwendigen Kosten (sog. "Magisches Dreieck" des Projektmanagements ).

Projektstrukturplanung

Die Projektstruktur stellt die elementaren Beziehungen eines Projekts dar. Der Projektstrukturplan gliedert das durch die Projektbeschreibung bzw. Projektdefinition festgelegte Vorhaben in einzelne hierarchische Pakete. Beispielsweise kann ein Projekt "Einführung eines neuen Softwaresystems" in die Abteilungen "Projektleitung", "Projektüberwachungs-Komitee", "Fachabteilungen für die Teilfunktionen 1-5", "Hardwareplanung" und "Schulungs-Planung" aufgeteilt werden.

In einem (Organisations-)Strukturplan werden die Abteilungen dargestellt. Diesen Strukturplan bezeichnet man dementsprechend auch als Projektstrukturplan (PSP), die einzelnen Abteilungen auch als "Projektstrukturplan-Elemente". Diese projektspezifischen PSP-Elemente beschreiben oftmals eine konkrete (Teil-)Aufgabe, wobei der Projektleitung unterschiedliche organisatorische Gestaltungsformen frei stehen (z.B. nach Funktionen, etwa Fachabteilung 1-5 oder nach Tätigkeiten, z.B. zwei eigene Abteilungen, getrennt in Programmierng und Tabellenpflege).

[sorry, aber wenn man nicht weiß, was ein Projektstrukturplan ist, sollte man nicht versuchen, ihn zu definieren. Projekte sind gerade keine Linienarbeit, und Arbeitspakete sind keine Abteilungen oder Gremien. Die Arbeitspakete im PSP stellen die im Projekt zu erbringenden Aufgaben bzw. Objekte dar, an denen etwas getan werden soll. Warum greifen Sie nicht auf vorhandene Beschreibungen und Definitionen zurück? Z.B. [1] oder [2] ]

Terminplanung und Netzplantechnik

Die Projekterminplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Ein wesentlicher Bestandteil der Terminplanung ist die Definition und Beschreibung von Vorgängen.

Ein Vorgang ist ein zeitlich bedingter Arbeitsablauf. Er besitzt einen Anfang bzw. Anfangszeitpunkt und ein Ende bzw. einen Endzeitpunkt. Ein Projekt besteht aus mindestens einem, in der Regel aber aus vielen Vorgängen, die von einander abhängig sind, in der Form, daß ein Vorgang meistens erst nach dem anderen durchgeführt werden kann. Beispiel: Beim Bau eines Hauses muß zuerst die Baugrube ausgehoben sein, bevor die Fundamente gelegt werden können. Somit ist die Beendigung der Vorgägne wichtig für den Abschluß des gesamten Projekts.

Zur Grobplanung gehört es also, die einzelnen Aufgaben in Vorgänge aufzuteilen, somit also die Vorgänge zu definieren (mit Name, Zeitdauer), die Vorgänge zu strukturieren (gibt es Gesamt- und Teil-Vorgänge?), und entsprechend einzuordnen bzw. miteinander zu verknüpfen (welches ist der Vorgänger-, welches der Nachfolgevorgang?). Mit Hilfe von Meilensteinen lässt sich der Projektfortschritt zu bestimmten Zeitpunkten ermitteln.

Ein Schaubild, das die Vorgänge des Projekts darstellt, nennt man auch Netzplan. Hierbei werden die Vorgänge so miteinander verknüpft, daß man sieht, wie sie zueinander in Beziehung stehen. Wenn wir jetzt einen Vorgang betrachten, wie steht der also zu den anderen in Beziehung? Ein Vorgänger(-Vorgang) ist hierbei der Vorgang, der abgeschlossen sein muß, bevor der betrachtete Vorgang beginnen darf. Ein Nachfolger(-Vorgang) ist derjenige Vorgang, der nach Beendigung des betrachteten Vorgangs startet.

Standard-Software-Tools zum Projektmanagement

Reine Projektplanungs-Software

• Microsoft Project als Komponente von Microsoft Office
• SAP Project System (PS) als Komponente von mysap ERP
• Das Buch von Schulz-Wimmer bietet eine CD-ROM mit projektspezifischen Mustern und Checklisten

Kommunikationswerkzeuge

• Sharepoint
• MS Outlook
• IBM Notes

Weitere projektspezifische Begriffe

• Projektbüro, auch Project Management Office (PMO)
• Project Builder (z.B. bei SAP),
• Projektplantafel,
• Projektkosten,
• Projekterlöse,
• Mind Manager als Software (vgl. Kern/Bendisch).

Literatur-Hinweise

• Bendisch, Roman / Kern, Uwe: Projekte managen - Basiswissen kompakt, Akademie-Verlag, Essen 2006
• Gray, Clifford F. / Larson, Erik W.: Project Management. The Managerial Process, 4th Ed., McGraw Hill, New York, NY 2008.
• Project Management Institute (Ed.): A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 3. dtsch. Aufl., PMI, Newton Square, PA 2004.
• Schelle, Heinz: Projekt zum Erfolg führen - Projektmanagement systematisch und kompakt, dtv, 4. Aufl., 2004.
• Schulz-Wimmer, Heinz: Projekte managen - Werkzeuge für effizientes Organisieren, Durchführen und Nachhalten von Projekten; Hauffe, Planegg bei München, 2007.

Weitere Links

Siehe auch:

Bei Wikibooks:

• Softwareprojekte in Asien

Bei Wikipedia:

• Projekt
• Projektdefinition als erste Phase des Projekts
• Projektplanung
• Projektkultur
• Meilenstein
• Engineering
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozeß

Im Internet:

• Projektmanagementportal mit vielen Vorlagen und Prozessbeschreibungen

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