Betriebswirtschaft/ Belegwesen/ Arten der Verständigung


Formen d. Verständigung

  • mündlich: persönlich (mündlich), telefonisch
  • schriftlich: Brief, Fax, Formulare, EDV-Ausdrucke, E-Mail, Internet-Tools (z.B. Microsoft Messenger)

mündliche VerständigungBearbeiten

Vorteile

Nachteile

  • Man kann auf den Gesprächspartner sofort eingehen
  • schneller u. häufig billiger
  • keine Beweise (Belege)
  • umfangreiche Vereinbarungen, Angebote, ... sollten nicht in mündlicher Form vorgenommen werden! --> Aktenvermerke bei wichtigen Gesprächen o. Telefonaten

Grundlagen d. mündlichen KommunikationBearbeiten

aktive Verständigung

passive Verständigung

  • Vorbereitung
  • Kontaktaufnahme
mündlich: Augenkontakt!
telefonisch: Eine sofortige detaillierte Meldung hat nur dann einen Sinn, wenn Sie glauben, dass der Partner damit etwas anfangen kann.
  • Gliederung v. Detailinformationen
  • Pausen machen
  • Eingehen auf Zwischenfragen
  • zusammenfassen u. rückfragen
  • schriftlich sichern
  • Kontaktaufnahme
mündlich: Augenkontakt, Lächeln, Gruß
telefonisch: Melden Sie sich mit dem Firmennamen, eventuell auch mit dem Namen der Abteilung. Gruß?
  • Aktiv zuhören
mündlich: Nicken, Lächeln, ...
telefonisch: „ja“, „ich verstehe“
  • Notizen
  • Rückfragen
  • Zeigen Sie sich hilfsbereit, auch wenn Sie nicht zuständig sind
  • zusammenfassen u. schriftl. sichern

schriftliche Verständigung = „kaufmännischer Schriftverkehr“Bearbeiten

Vorteile

Nachteile

  • Schriftstücke können aufbewahrt werden (Belege!)
  • schriftliche Infos können mehrmals u. sorgfältiger v. Empfänger verarbeitet werden
  • schriftliche Ausführungen werden besser vorbereitet
  • Briefe schreiben ist teuer (ca. 11,-- bis 18,-- pro Seite)

A) Das Angebot (Offert)Bearbeiten

= Antrag des Verkaufswilligen zum Abschluss eines Kaufvertrags

  • unverlangtes Angebot ... dh keine Anfrage
  • verlangtes Angebot ... dh Anfrage

bindendes AngebotBearbeiten

Ein Angebot gilt als bindend, wenn es
  • von einer bestimmten Person an eine bestimmte Person gerichtet ist
  • inhaltlich ausreichend bestimmt ist
  • eindeutig zum Ausdruck kommt, dass der Offerent verkaufswillig ist
  • keinen Hinweis enthält, dass es sich um ein freibleibendes Angebot handelt
--> Erfolgt eine Bestellung ist der Kaufvertrag abgeschlossen.
Bindungsdauer
  • im Angebot angegeben --> Es gilt die angegebene Bindungsdauer
  • nicht angegeben --> gesetzliche Bindungsdauer (laut ABGB)
  • unter Anwesenden (mündlich, telefonisch) --> keine Überlegungsfrist
  • unter Abwesenden (E-Mail, Fax, Brief) --> doppelte Postlaufzeit u. angemessene Überlegungsfrist

freibleibendes AngebotBearbeiten

„Freizeichnungsklausel“ zB: „ich biete Ihnen unverbindlich an“

angebotsähnliche FormenBearbeiten

Immer wenn ein Merkmal eines Angebots fehlt, handelt es sich nur um angebotsähnliche Formen, die den „Anbietenden“ auf keinen Fall binden. zB: Kataloge, Postwurfsendungen, Ware mit Preisangabe in d. Auslage

B) Widerruf d. Bestellung bei Haustürgeschäften nach dem KSchGBearbeiten

Haustürgeschäft = Geschäft außerhalb v. Geschäftsräumlichkeiten des Verkäufers. Der Käufer ist Konsument. Gilt auch für Werbefahrten und wenn der Konsument auf der Straße angesprochen und ins Geschäft gebracht wird. Ausnahmen: Messen- u. Marktstände, Zeitungsstände, ...

Rücktrittsrecht

  • Wurde ein Kaufvertrag schriftlich ausgefertigt und übergeben und enthält der Kaufvertrag eine Rücktrittsbelehrung:
  • Rücktrittsfrist: eine Woche ab Vertragsabschluss
  • keine Rücktrittsbelehrung o. wurde kein Kaufvertrag übergeben
  • Rücktrittsfrist: ein Monat ab Aushändigung u. Bezahlung d. Ware
  • Hat der Käufer nur einen „Kaufantrag“ unterschrieben, so kann er bis zur Zusendung des Kaufvertrags o. der Ware jederzeit zurücktreten

Form des Rücktritts: schriftlich u. eingeschrieben

Rücksendung d. Ware: auf Kosten d. Verkäufers

C) LieferungBearbeiten

Ankündigung d. LieferungBearbeiten

angekündigt werden kann:
  • der Versand
  • damit der Käufer Vorbereitungen treffen kann
  • damit der Käufer Entscheidungen über den Weiterverkauf treffen kann
  • damit der Käufer eventuell Nachforschungen anstellen kann, wenn die Ware nicht rechtzeitig eintrifft
  • die Bereitstellung
  • wenn vereinbart wurde, dass der Käufer die Ware abholt o. abholen lässt

BegleitpapiereBearbeiten

zB: Liefer- u. Gegenschein (eventuell mit Kontrollschein), Frachtbriefe, Zollerklärung, Ursprungszeugnisse, ...

D) Die Rechnung (Faktura)Bearbeiten

Gesetzliche BestandteileBearbeiten

Rechnungen über € 150,00 (inkl. USt)

Rechnungen bis € 150,00

  1. Verkäufer
  2. Käufer
  3. Menge u. Bezeichnung d. Ware o. sons-tigen Dienstleistung
  4. Tag der Lieferung o. Leistung
  5. Entgelt ohne USt
  6. Steuerbetrag
  1. Verkäufer
  2. kann entfallen
  3. Menge u. Bezeichnung d. Ware o. sonstigen Dienstleistung
  4. Tag der Lieferung o. Leistung
  5. Endbetrag d. Rechnung (ink. USt)
  6. Angabe d. Steuersatzes

Annahme d. Ware durch den KäuferBearbeiten

1. Annahme bzw. Abholung d. Ware lt. Vertrag

Es ist die Pflicht des Käufers, am vereinbarten Ort und zur vereinbarten Zeit die Ware abzunehmen bzw. abzuholen (wenn dies vereinbart wurde).

2. Prüfung d. Ware

unverzüglich nach Erhalt, soweit dies nach ordnungsgemäßem Geschäftsgang möglich ist.
Prüfungsvorgang:
formelle Prüfung: Abzählen d. Packstücke, Kontrolle der Verpackung auf Schäden
materielle Prüfung: Besichtigung, Probelauf, chem. Analyse oder Prüfung physikalischer Eigenschaften

EmpfangsanzeigeBearbeiten

wird meist nur dann geschrieben, wenn

  • es sich um empfindliche Waren bzw. um heikle Transporte handelt
  • es der Lieferant wünscht