Betriebswirtschaft/ Belegwesen/ Arten der Verständigung

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Formen d. Verständigung

• mündlich: persönlich (mündlich), telefonisch
• schriftlich: Brief, Fax, Formulare, EDV-Ausdrucke, E-Mail, Internet-Tools (z.B. Microsoft Messenger)

mündliche Verständigung

Vorteile	Nachteile
Man kann auf den Gesprächspartner sofort eingehen schneller u. häufig billiger	keine Beweise (Belege) umfangreiche Vereinbarungen, Angebote, ... sollten nicht in mündlicher Form vorgenommen werden! --> Aktenvermerke bei wichtigen Gesprächen o. Telefonaten

Grundlagen d. mündlichen Kommunikation

aktive Verständigung	passive Verständigung
Vorbereitung Kontaktaufnahme mündlich: Augenkontakt! telefonisch: Eine sofortige detaillierte Meldung hat nur dann einen Sinn, wenn Sie glauben, dass der Partner damit etwas anfangen kann. Gliederung v. Detailinformationen Pausen machen Eingehen auf Zwischenfragen zusammenfassen u. rückfragen schriftlich sichern	Kontaktaufnahme mündlich: Augenkontakt, Lächeln, Gruß telefonisch: Melden Sie sich mit dem Firmennamen, eventuell auch mit dem Namen der Abteilung. Gruß? Aktiv zuhören mündlich: Nicken, Lächeln, ... telefonisch: „ja“, „ich verstehe“ Notizen Rückfragen Zeigen Sie sich hilfsbereit, auch wenn Sie nicht zuständig sind zusammenfassen u. schriftl. sichern

schriftliche Verständigung = „kaufmännischer Schriftverkehr“

Vorteile	Nachteile
Schriftstücke können aufbewahrt werden (Belege!) schriftliche Infos können mehrmals u. sorgfältiger v. Empfänger verarbeitet werden schriftliche Ausführungen werden besser vorbereitet	Briefe schreiben ist teuer (ca. 11,-- bis 18,-- pro Seite)

A) Das Angebot (Offert)

= Antrag des Verkaufswilligen zum Abschluss eines Kaufvertrags

• unverlangtes Angebot ... dh keine Anfrage
• verlangtes Angebot ... dh Anfrage

bindendes Angebot

Ein Angebot gilt als bindend, wenn es

• von einer bestimmten Person an eine bestimmte Person gerichtet ist
• inhaltlich ausreichend bestimmt ist
• eindeutig zum Ausdruck kommt, dass der Offerent verkaufswillig ist
• keinen Hinweis enthält, dass es sich um ein freibleibendes Angebot handelt

--> Erfolgt eine Bestellung ist der Kaufvertrag abgeschlossen.

Bindungsdauer

• im Angebot angegeben --> Es gilt die angegebene Bindungsdauer
• nicht angegeben --> gesetzliche Bindungsdauer (laut ABGB)

• unter Anwesenden (mündlich, telefonisch) --> keine Überlegungsfrist
• unter Abwesenden (E-Mail, Fax, Brief) --> doppelte Postlaufzeit u. angemessene Überlegungsfrist

freibleibendes Angebot

„Freizeichnungsklausel“ zB: „ich biete Ihnen unverbindlich an“

angebotsähnliche Formen

Immer wenn ein Merkmal eines Angebots fehlt, handelt es sich nur um angebotsähnliche Formen, die den „Anbietenden“ auf keinen Fall binden. zB: Kataloge, Postwurfsendungen, Ware mit Preisangabe in d. Auslage

B) Widerruf d. Bestellung bei Haustürgeschäften nach dem KSchG

Haustürgeschäft = Geschäft außerhalb v. Geschäftsräumlichkeiten des Verkäufers. Der Käufer ist Konsument. Gilt auch für Werbefahrten und wenn der Konsument auf der Straße angesprochen und ins Geschäft gebracht wird. Ausnahmen: Messen- u. Marktstände, Zeitungsstände, ...

Rücktrittsrecht

• Wurde ein Kaufvertrag schriftlich ausgefertigt und übergeben und enthält der Kaufvertrag eine Rücktrittsbelehrung:

• Rücktrittsfrist: eine Woche ab Vertragsabschluss

• keine Rücktrittsbelehrung o. wurde kein Kaufvertrag übergeben

• Rücktrittsfrist: ein Monat ab Aushändigung u. Bezahlung d. Ware

• Hat der Käufer nur einen „Kaufantrag“ unterschrieben, so kann er bis zur Zusendung des Kaufvertrags o. der Ware jederzeit zurücktreten

Form des Rücktritts: schriftlich u. eingeschrieben

Rücksendung d. Ware: auf Kosten d. Verkäufers

C) Lieferung

Ankündigung d. Lieferung

angekündigt werden kann:

• der Versand

• damit der Käufer Vorbereitungen treffen kann
• damit der Käufer Entscheidungen über den Weiterverkauf treffen kann
• damit der Käufer eventuell Nachforschungen anstellen kann, wenn die Ware nicht rechtzeitig eintrifft

• die Bereitstellung

• wenn vereinbart wurde, dass der Käufer die Ware abholt o. abholen lässt

Begleitpapiere

zB: Liefer- u. Gegenschein (eventuell mit Kontrollschein), Frachtbriefe, Zollerklärung, Ursprungszeugnisse, ...

D) Die Rechnung (Faktura)

Gesetzliche Bestandteile

Rechnungen über € 150,00 (inkl. USt)	Rechnungen bis € 150,00
Verkäufer Käufer Menge u. Bezeichnung d. Ware o. sons-tigen Dienstleistung Tag der Lieferung o. Leistung Entgelt ohne USt Steuerbetrag	Verkäufer kann entfallen Menge u. Bezeichnung d. Ware o. sonstigen Dienstleistung Tag der Lieferung o. Leistung Endbetrag d. Rechnung (ink. USt) Angabe d. Steuersatzes

Annahme d. Ware durch den Käufer

1. Annahme bzw. Abholung d. Ware lt. Vertrag

Es ist die Pflicht des Käufers, am vereinbarten Ort und zur vereinbarten Zeit die Ware abzunehmen bzw. abzuholen (wenn dies vereinbart wurde).

2. Prüfung d. Ware

unverzüglich nach Erhalt, soweit dies nach ordnungsgemäßem Geschäftsgang möglich ist.

Prüfungsvorgang:

formelle Prüfung: Abzählen d. Packstücke, Kontrolle der Verpackung auf Schäden

materielle Prüfung: Besichtigung, Probelauf, chem. Analyse oder Prüfung physikalischer Eigenschaften

Empfangsanzeige

wird meist nur dann geschrieben, wenn

• es sich um empfindliche Waren bzw. um heikle Transporte handelt
• es der Lieferant wünscht

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